Parte de lo que hace que la vida en un condominio sea tan atractiva es el hecho de que se está mudando a una comunidad bien administrada y conectada. Pero esto no sucede por accidente. Los edificios y complejos de condominios exitosos son administrados por un organismo organizado conocido como la asociación de propietarios.
¿Qué es la asociación de propietarios?
Esta asociación es una organización con la responsabilidad de asegurar que la comunidad opere de acuerdo con las reglas y regulaciones acordadas. Por lo general, estos se encuentran en los estatutos de la asociación y los documentos de las actas de asamblea que se hayan realziado. Es importante tener en cuenta que estos documentos describen los deberes y obligaciones de la junta de la asociación, y cada miembro de la junta tiene la responsabilidad de familiarizarse con este documento.
La junta de la asociación de propietarios puede decidir contratar una empresa de administración de condominios para gestionar las operaciones diarias de la propiedad. Esto incluye cosas como administrar las funciones administrativas, entrevistar y seleccionar a los posibles proveedores y ocuparse de las preocupaciones de seguridad. Alternativamente, la junta puede decidir utilizar un software de administración de condominios que ahorre tiempo y dinero. Un buen ejemplo de esto sería un servicio como BLMResidencial. Este software le permite optimizar y administrar todos los diferentes aspectos de una comunidad de propietarios desde una plataforma centralizada y digitalizada.
Incluso con estas soluciones convenientes, la responsabilidad recae en la junta de la asociación, y deben asegurarse de que la propiedad se administre de una manera que promueva la armonía, la sostenibilidad y el crecimiento.
Guías de asociaciones de condominios
Guías para ayudarlo a administrar todos los aspectos de su condominio con éxito:
Guía 1: Pautas para gestionar el fondo de reserva de la asociación de propietarios
Guía 2: Cómo reducir el costo de las cuotas de mantenimiento
Guía 3: Reglas de convivencia de la asociación de propietarios
Guía 3: Todo lo que necesita saber sobre el seguro para un de condominio
Guía 4: Beneficios clave de disponer de un software de administración de condominios
Guía 5: Cómo pueden reducir los administradores y los miembros de la junta los costos de administración de condominios
Estructura de la junta de asociación de condominios
Una vez que la asociación de condominios ha elegido una junta, su estructura debe ser la siguiente:
- Presidente
- Vicepresidente
- Secretario
- Tesorero
- Miembro general
Presidente: El presidente está a cargo de la firma de contratos, maneja las operaciones diarias y preside las reuniones. Debe hacer el seguimiento de las resoluciones de la junta para asegurarse de que se ejecuten correctamente.
Vicepresidente: El vicepresidente está ahí para asumir el papel de presidente cuando el primero no está disponible para cumplir con sus deberes.
Secretario: Además de registrar los votos y mantener las actas, el secretario debe notificar a los propietarios e inquilinos sobre las próximas reuniones. También debe asegurarse de que los documentos de la asociación sean precisos y estén actualizados.
Tesorero: este miembro de la junta administra los temas económicos de la asociación. Esto implica pagar y recibir fondos en nombre de la asociación de propietarios. Aunque el Tesoro es el principal signatario de la firma de cheques, no puede tomar decisiones solo. El presidente será co-firmante con él. El tesorero tiene la responsabilidad adicional de preparar la declaración anual de ingresos y gastos, así como el presupuesto anual de la asociación.
Responsabilidades de la junta
Para comprender realmente cómo funciona su asociación de propietarios, debe comprender las responsabilidades de la junta. Eso es porque la junta es la que administra y gobierna la propiedad en general. Dependiendo de las regulaciones locales, la junta de la asociación de propietarios tiene las siguientes responsabilidades:
- Contratación y despido de personal
- Mantenimiento de las áreas comunes
- Contratación del seguro
- Nombrar comités
- Asistir a las reuniones de la junta
- Mantener los documentos de la asociación actualizados
- Aplicar sanciones por infracciones
- Mantenerse en contacto con los residentes con regularidad.
- Establecer políticas fiscales
- Tomar decisiones sobre los posibles litigios
Planificación
Al igual que con cualquier organización que quiera lograr el éxito a largo plazo, la asociación de propietarios debe planificar el futuro. Esto ayuda a preparar a la comunidad de propietarios para cambios inevitables que afectarán el valor de los activos dentro; como planificar las reparaciones de edificios. La mayoría de las juntas directivas de asociaciones de propietarios establecen metas a corto y largo plazo. Los objetivos a corto plazo suelen durar alrededor de un año, mientras que los objetivos a largo plazo pueden tener en cuenta un período de tiempo de 5 a 10 años.
La junta de la asociación tiene la responsabilidad adicional de establecer metas de rendimiento relacionadas con las perspectivas financieras y fiduciarias de la comunidad.
Estatutos
La junta debe establecer y hacer cumplir los estatutos de la asociación de condominios. Estos estatutos sirven como pautas que la junta debe usar para administrar la propiedad. Es importante que todos los miembros de la junta y los propietarios de unidades comprendan completamente lo que contienen los estatutos de la asociación. De esa manera, ambas partes pueden responsabilizarse mutuamente.
Presupuesto
La junta de la asociación está ahí entre otras cosas para crear y administrar el presupuesto de la asociación. La mayoría de las asociaciones tienen un contador interno dentro de la junta. Aquellos que no cuentan con un contador interno generalmente buscan ayuda externa.
Estos son algunos de los aspectos más importantes del presupuesto de una asociación de condominios:
- Costos de los seguros
- Estimaciones de gastos comunes
- Costos de jardinería
- Costos de mantenimiento
- Costos de recogida de basura
El contador de la asociación también debe planificar las cuotas mensuales que debe pagar cada propietario o las tarifas a pagar por los servicios que proporcione el condominio como rentas de cancha de tenis, o reserva de salones de eventos. Sin embargo, es responsabilidad de toda la junta de la asociación asegurarse de que la asociación tenga suficientes fondos reservados para un día difícil. Esta cantidad será útil en momentos de emergencia, como costos de reparación inesperados o daños masivos causados por condiciones climáticas extremas. Mantener una cuenta de reserva saludable también evitará a los propietarios la molestia de pagar derramas extraordinarias.
Áreas comunes
Los estatutos de la asociación de propietarios le da a la junta la responsabilidad de reparar y mantener las áreas comunes. Estas áreas están abiertas y disponibles para todos los propietarios e incluyen cosas como:
- Estacionamiento
- Canchas de tenis
- Piscina
- Casa club
- Lobbies
- Jardines / parques recreativos
- Exteriores de los edificios
Cobro de cuotas
Una comunidad de condominios no puede sobrevivir sin cobrar las cuotas mensuales del condominio, que también se conocen como evaluaciones del propietario. No es suficiente informar a los propietarios de las viviendas de su responsabilidad de pagar las cuotas. La junta debe diseñar una estrategia para garantizar que los inquilinos y propietarios de unidades paguen la cantidad a tiempo todos los meses. De esa manera, la junta puede mantener un flujo de efectivo constante para pagar los gastos operativos, los costos de mantenimiento, el seguro, etc.
Profesionalidad
La profesionalidad es, con mucho, la cualidad más importante para cualquier junta de asociación de condominios. Todos los miembros de la junta deben responsabilizarse de un alto nivel de decoro profesional. Esto incluye garantizar una planificación adecuada para el futuro, mantener las reservas adecuadas, ocuparse de las tareas de mantenimiento a tiempo y mantener felices a los propietarios de las viviendas mediante la resolución sin problemas de cualquier conflicto que pudiera exisir.
Todo esto requiere una junta organizada con los sistemas adecuados en funcionamiento. Si solo uno de estos aspectos está fuera de lugar, la junta podría encontrarse fácilmente en una condición adversa.
Normas de convivencia
Uno de los primeros documentos que recibirá cuando compre un condominio es una copia de las normas de convivencia de la asociación. Pero es aconsejable que solicite este documento antes de firmarlo para asegurarse de que se sienta cómodo con las reglas que contiene.
Por ejemplo, no es una buena idea que un amante de los animales se mude a una comunidad que no le permite tener mascotas o que es restrictiva con el tipo de especie que se le permite tener. Recuerde que algunas de las reglas de este documento están determinadas por las leyes locales, por lo que es prácticamente imposible impugnarlas.
Votaciones
La asociación de propietarios es administrada por una junta directiva, que es establecida por el promotor inmobiliario. Una vez que se venden las viviendas, el desarrollador entrega el control de la asociación a los propietarios de las viviendas, quienes deben elegir una nueva junta directiva. La junta de la asociación se elige anualmente y todos los propietarios de viviendas deben estar debidamente informados del proceso para que puedan participar en las elecciones.
Como propietario de un condominio, tiene derecho a votar por su candidato preferido durante las elecciones de miembros de la junta. Asegúrese de someter a cada candidato a un estricto proceso de selección que incluya rendición de cuentas, responsabilidad y un buen historial. Después de todo, usted quiere que alguien que represente sus intereses correctamente en lugar de un amigo y vecino que pueda estar entusiasmado con la comunidad pero cargado con otras responsabilidades se comprometa plenamente con el rol. También tiene derecho a responsabilizar a quien esté en el cargo en todo momento.
Cuentas de reserva
Cada mes, los propietarios de las viviendas pagan una cuota para cubrir los costos de mantenimiento. La junta de la asociación de propietarios debe guardar una parte de este dinero en una “cuenta de reserva”. Algunas asociaciones de propietarios cobran la cuota específica para la cuenta de reserva por separado. Este es un fondo de emergencia que cubre costos inesperados como demandas por responsabilidad civil, accidentes, daños por tormentas y otras formas de daños accidentales.
Empresas de administración de condominios
Administrar una comunidad de condominios es mucho trabajo y, a veces, puede ser demasiado para los miembros voluntarios de la junta. Después de todo, son personas normales con sus propias vidas y compromisos. Por eso es común que las juntas directivas de condominios contraten empresas de administración de condominios.
En tales casos, es responsabilidad de la empresa de gestión contratar a los proveedores de servicios de mantenimiento. La sociedad gestora debe asistir a las reuniones del consejo porque dependen del consejo.
Conclusión
Comprar una propiedad en un condominio significa que debe cumplir con ciertas reglas y regulaciones. Estas reglas son establecidas y aplicadas por la asociación de propietarios, una organización que es responsable de administrar la comunidad de vecinos. Ésta es una gran responsabilidad; porque implica asegurarse de que el valor de los activos individuales se revalorice con el tiempo en conjunto con el desarrollo de la comunidad circundante.
Si está pensando en mudarse a una comunidad, esperamos que este artículo le haya sido útil. Al menos ahora sabe cómo funciona una asociación de condominios y qué esperar de ella.
