En todos los condominios se cobran cuotas mensuales que se utilizan para mantener el mismo. Gran parte de ese dinero se destina a tanto a la compra de materiales como a la contratación de servicios.
Para garantizar que el dinero se use de manera ética y responsable, las asociaciones de propietarios generan y siguen unas políticas de compra que sirvan como guía para las juntas de propietarios, administradores y cualquier otro personal que maneje las finanzas de la comunidad.
Políticas de compra
Las políticas de compra van a proporcionar una hoja de ruta para la compra de artículos y la contratación de servicios. Las políticas de compra incluyen información sobre:
- Quién está autorizado para realizar compras
- Cuánto puede gastar una persona, como un administrador, antes de solicitar el permiso de la junta de propietarios
- Cuándo se deben solicitar ofertas
- Qué sucede si los servicios o artículos cuestan más de lo esperado
- Ética de compras
- Y más
Las políticas se basan en las leyes existentes en la ubicación del condominio, así como en las normas que haya definido la asociación de propietarios. Por ejemplo, en algunas ubicaciones la ley exige que las asociaciones de propietarios deben solicitar varias ofertas si el costo total del producto o servicio supera el 5 % del presupuesto anual total de la asociación.
De manera similar, algunos condominios pueden requerir un mínimo de 3 ofertas, aunque no lo exija una ley local. Otros pueden simplemente indicar que se necesitan múltiples ofertas sin indicar un número mínimo. Las políticas de compra pueden y deben revisarse periódicamente.
Obtención de ofertas
Las políticas de compra detallan el proceso de compra, pero no sólo detallan ese proceso. A continuación vamos a cubrir algunos de los aspectos más prácticos en la adquisición de bienes y servicios.
No siempre es necesario solicitar varias ofertas cuando hablamos de un trabajo pequeño. De hecho, para esos trabajos pequeños no deberían solicitarse múltiples ofertas. El proceso puede ser largo y algunos proveedores no van a dedicar su valioso tiempo en crear ofertas para trabajos menores. Esto además puede retrasar el plazo para la resolución del problema.
Pero cuando el importe sea mayor, lo mejor es pedir varias ofertas a distintos proveedores.
Las ofertas deben solicitarse por escrito, pero eso no significa que no puedan enviarse por correo electrónico o mediante un sistema de gestión de proveedores. El proceso de licitación es ideal para trabajos de reparación extensos o servicios a largo plazo, que incluyen entre otros:
- Jardinería
- Mantenimiento de piscinas
- Mantenimiento de elevadores
- Limpieza de zonas comunes
- Pintura exterior
- Mantenimiento de calefacción y aire acondicionado
Disponer de varias propuestas ayuda a los condominios a planificar y presupuestar. También hace posible que se seleccione al proveedor que pueda completar el trabajo requerido dentro del plazo indicado y las especificaciones que se hayan indicado en el contrato. Quizás la junta de propietarios pensó que reparar la piscina costaría mucho menos de lo que presupuestaron los proveedores. Se puede usar la información de las diferentes propuestas para reajustar planes y presupuestos antes de iniciar cualquier trabajo.
Las asociaciones deben evaluar todas las posibles necesidades y costos antes de solicitar ofertas para contratar a la empresa o persona adecuada. Cuanta más información se tenga y más detallada esté la propuesta, mejor. Las juntas de propietarios deben establecer un rango de precios admitido, cuándo se necesita que se complete el trabajo, la frecuencia del servicio (si aplica) y la complejidad de la reparación. Puede ser útil incluir fotos o diagramas, según la naturaleza del proyecto. Si la solicitud de ofertas está más allá de la experiencia de la junta o del administrador, recomendamos contratar a alguien que tenga experiencia. Le ahorrará tiempo y dinero a la asociación a largo plazo.
Tenga en cuenta que, a menos que esté escrito explícitamente en los estatutos del condominio, no hay obligación de seleccionar el proveedor más barato. Si bien la mayoría de las asociaciones serán lo que hagan para ahorrar la mayor cantidad de dinero posible, también se debe considerar lo se que obtiene por el dinero que se va a pagar. El valor también es importante. ¿Tiene más sentido comprar el producto más barato? ¿O el que durará más tiempo? La respuesta variará según el tamaño del condominio, el propósito del producto y las finanzas.
Contratos con los proveedores
Los contratos con los proveedores son acuerdos formales realizados entre la asociación de propietarios y el proveedor una vez que la junta ha seleccionado una empresa o proveedor. Los contratos protegen a las partes al establecer claramente lo que se espera de cada parte y proporcionan una hoja de ruta a seguir si algo no sale según lo planeado. Al adquirir servicios de importe elevado o materiales costosos, las asociaciones están expuestas a un mayor nivel de riesgo. Sin una descripción clara de los entregables, plazos y responsabilidades de cada parte, se puede hacer difícil hacer cumplir el contrato.
A continuación se presentan algunos términos y condiciones comunes que deberían aparecer en los contratos firmados con los proveedores:
- Especificaciones del proyecto
- Terminación anticipada
- Protección de datos y notificación de incumplimiento
- Confidencialidad
- Indemnización
- Fuerza mayor
- Acuerdos de Nivel de Servicio
- Divisibilidad
Los contratos tienen que detallar los términos y condiciones que las partes que celebran el contrato deben cumplir. Van más allá de las descripciones y costos de productos de artículos de línea.
Ordenes de compra
Las órdenes de compra ayudan a las asociaciones a documentar formalmente adquisiciones más pequeñas. Como práctica recomendada, prácticamente todo lo que tenga un costo, debe generar una orden de compra (aunque hay algunas excepciones).
Las órdenes de compra (OC) son documentos emitidos por la organización a un proveedor. Formalizan requisitos y precios, y sirven como documentación legalmente vinculante. Es una forma de prueba que muestra qué bienes o servicios se ordenaron. Si hay alguna confusión más adelante sobre lo que se suponía que debía proporcionarse, la OC puede proporcionar una respuesta clara. Las órdenes de compra son tan importantes tanto para los proveedores como para los miembros de la junta y administradores.
Las OC generalmente tienen la siguiente información:
- El nombre y la dirección de la asociación.
- El nombre y la dirección del vendedor.
- Información de entrega, como dónde se dejan los productos y quién los recibirá
- Una descripción detallada de la cantidad y el precio unitario de cada producto o servicio solicitado.
- Un número de orden de compra
- Condiciones de pago, condiciones de entrega, condiciones de aceptación
- Aprobación por la asociación
- Aprobación por el vendedor
Las órdenes de compra son perfectas para compras de productos básicos cuando el condominio puede identificar fácilmente los precios exactos. Dependiendo de la política de compras, pueden requerir la aprobación de la junta.
Las órdenes de compra no deben confundirse con las órdenes de trabajo. Una orden de trabajo se inicia cuando se debe completar una tarea o trabajo en particular. Pero se crea una orden de compra cuando una asociación compra materiales o servicios. Las órdenes de trabajo se crean después de que se aprueba una solicitud de servicio, cuando hay una reparación programada que debe realizarse o cuando algo falla inesperadamente. Las órdenes de trabajo capturan toda la información clave sobre el trabajo en un documento. Ambas, las órdenes de trabajo y las órdenes de compra brindan a la asociación más información sobre el alcance y el costo de un trabajo.
Las órdenes de compra son una excelente opción cuando la asociación no necesita nada más que una factura, en vez de algo tan formal como puede se un contrato o una propuesta de varias páginas.
Conclusión
Los propietarios esperan que su junta directiva y su equipo de administración gasten correctamente el dinero que tanto les costó ganar. Hay un término medio entre gastar sin sentido y no invertir lo suficiente para mantener el condominio seguro y en buen estado.
Las políticas de compra ayudan a que las asociaciones rindan cuentas. Informan de los procesos de compra y dictan quién tiene la autoridad para gastar dinero. Las políticas de compra deben ir acompañadas de una documentación precisa y coherente. Si bien no todos los miembros pueden opinar sobre qué proveedores se seleccionan para proporcionar bienes y servicios, tienen derecho a ver dónde se gastó su dinero. Una buena documentación también minimiza los malentendidos entre las partes y puede actuar como prueba en las raras ocasiones en que un juez debe resolver un problema.
