Nueva funcionalidad de conciliación bancaria automática
Una de las tareas más tediosas dentro de la administración de condominios es la conciliación tanto de los ingresos como de los pagos. En condominios con cientos de inquilinos, esta tarea puede llegar a llevarse más del 20% del tiempo total de la administración. Es una tarea que se hace de forma manual y que puede tener, debido a esta labor manual un alto porcentaje de errores, lo que requiere revisiones posteriores.
Esto es en la mayoría de los casos el trabajo “entretenido” de final de mes de la mayoría de los administradores: coger el extracto que envía el banco y compararlo con el registro de ingresos y gastos del condominio para asegurarse de que ambos cuadraban, de que no se había traspapelado una factura o un gasto. Y pobre de é si no cuadran: ponte ahora a buscar esa factura, ese recibo o ese tícket. Un buen dolor de cabeza.
¿Cómo se hacía hasta ahora la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria se ha estado realizando tradicionalmente en un método sencillo de implementar, aunque costoso en tiempo.
- En una mano, el extracto bancario del mes
- En la otra mano, el extracto de ingresos y gastos del condominio del mismo mes
Y con esos datos, una regla y un lápiz, comparar línea por línea, concepto por concepto y cantidad por cantidad los datos para comprobar que todo coincida
BLMResidencial: Otro paso hacia la automatización en la administración de condominios
Conscientes de este problema, en BLMResidencial hemos desarrollado un módulo de conciliación bancaria automática, que toma los recibos en formato electrónico MT940 que generan los bancos con los estados de cuenta electrónicos, y casa de forma automática los movimientos de la cuenta, tanto con los recibos emitidos, como con los pagos realizados.
Imagínate ahora lo siguiente: subes el extracto de cuenta al sistema, y que BLMResidencial reconozca de forma automática qué recibo va con qué ingreso. Ya no eres tú quien tiene que ir manualmente con la regla y el lápiz marcando cada movimiento. ¿No sería fantástico que esto fuera posible? ¿Cuánto tiempo te ahorraría al mes?
En BLMResidencial, hemos hecho que esto no se más ciencia ficción, desde ahora, BLMResidencial te relaciona de forma automática los ingresos y los gastos de tu condominio con el extracto bancario.
La forma de realizarlo, es mediante la coincidencia del importe, o de la referencia, de forma que puede realizar prácticamente el 100% de la conciliación de forma manual. Si no fuera así, y no se pudiera conciliar de forma automática, porque la referencia no está bien definida, el sistema permite que se pueda realizar la conciliación manual del resto de los recibos.
La importancia de la conciliación bancaria
Sea automática o no, la conciliación bancaria es algo que hay que hacer sí o sí. Pero no por que sea obligatorio para llevar la contabilidad, sino por los siguientes motivos:
- Para evitar errores. Es más habitual de lo que creemos, que se realicen movimientos erróneos en nuestra cuenta, cargos por error, o recibos pagados de forma doble. Que sin esta revisión no habríamos detectado.
- Para comprobar transacciones. Es un clásico el recibo o la factura que se ha traspapelado y por lo tanto no se ha contabilizado. La revisión del extracto bancario nos permite identificar que no hemos contabilizado algún movimiento y poder identificarlo.
- Para controlar mejor el Condominio. La conciliación bancaria te permite una panorámica perfecta para entender la evolución y estado de tus ingresos y gastos. Esto te orientará mejor en tu acción presupuestal.
- Para prevenir posibles faltas de fondos. Es un corolario del punto anterior. Consiste en detectar un posible mal rumbo de los ingresos y actuar a tiempo.
Por lo general, es normal que el extracto del banco y el registro de tus cuentas no coincidan. No hay que alarmarse. El objetivo último de la conciliación bancaria es precisamente ese: averiguar por qué se da esa diferencia (que puede ser porque aparecen ingresos o gastos correspondientes al mes anterior, por ejemplo), si hay algún error, qué tipo de error y encontrar una explicación razonable y sin alarmismos.
