Como miembro de la junta de una asociación de propietarios, es posible que se haya encontrado en medio de una búsqueda agotadora de una compañía de administración para su condominio que se haga cargo de la operación. Al buscar la empresa de administración adecuada, es importante conocer sus objetivos, ideales y forma de hacer las cosas. Una buena forma de hacerlo es hacer las preguntas correctas. Aquí hay 18 preguntas que debe hacer a una compañía de administración de condominios para seleccionar la correcta.
Preguntas que hay que hacer a una compañía de administración de condominios
Antes de sumergirnos en el “qué”, primero comprendamos el “por qué”. ¿Por qué debería un condominio contratar a una empresa de administración de condominios? Dirigir una asociación es muy parecido a administrar un negocio: se necesita mucho tiempo, trabajo duro, habilidad y paciencia para hacerlo sin problemas. Los miembros de la junta necesitan un socio para aligerar la carga, especialmente porque la mayoría de los miembros de la junta tiene otros trabajos y familias que atender.
Sin embargo, contratar una empresa de administración de condominios puede ser un proceso complicado, especialmente si no sabe por dónde empezar. Además, la gran abundancia de empresas de administración de condominios puede hacer que sea aún más difícil. Con tantas compañías de administración queriendo tomar su condominio, encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades requiere saber lo que desea y formular las preguntas correctas.
Antes de comenzar a redactar sus preguntas, siéntese con los miembros de su junta. Discuta los objetivos de su Asociación de Propietarios y el valor que espera que una empresa de gestión aporte a su asociación. Algunas preguntas que haga en última instancia pueden ser especiales solo para su condominio. Sin embargo, hay varias preguntas generales que se deben hacer a una empresa de administración de condominios que pueden ayudar a cualquier asociación a reducir sus opciones.
Aquí están 20 de las mejores preguntas que se deben realizar en una entrevista a la compañía de administración de condominios:
1.- ¿Cuánto tiempo lleva en funcionamiento?
Saber cuánto tiempo ha estado funcionando una compañía de administración de condominios le da una idea de su nivel de experiencia. Es probable que tenga más confianza en una empresa que se estableció hace mucho tiempo que en una que acaba de abrir.
Sin embargo, tenga cuidado de no basar su decisión únicamente en años de actividad, ya que la edad puede ser engañosa.
2.- ¿Cuál es la misión de su empresa?
Esta es una de las preguntas que se suele pasar por alto hacer a una empresa de administración de condominios, en gran parte debido a la mayoría ni siquiera tienen una. Sin embargo, conocer la misión de una posible empresa de administración le proporciona una visión general de cómo serán sus socios comerciales.
3.- ¿Qué servicios ofrecen?
Las compañías de administración de condominios ofrecen una variedad de servicios diferentes que incluyen administración, mantenimiento, servicio al cliente, gestión fiscal y comunicaciones. El primer paso es identificar la empresa que puede realizar las funciones que necesita. Solicite una lista completa de sus servicios.
4.- ¿Cuál es su estructura tarifaria?
La siguiente preguntas que debe formular se debe referir a la estructura tarifaria de la empresa. Las tarifas variarán de una compañía a otra, pero la mayoría de las empresas de administración establecerán su estructura en tres categorías: tarifas de establecimiento, continuidad y salida. Asegúrese de solicitar una lista completa de las tarifas.
5.- ¿Tiene licencia y está asegurado?
Algunas autoridades locales solicitarán que las empresas de administración de condominios tengan licencia y estén aseguradas. Debe consultar con su autoridad local si esto se aplica a usted. De cualquier manera, sin embargo, esta es una información que siempre necesitará conocer aunque no sea obligatorio.
6.- ¿Cuántos condominios gestiona actualmente?
Pregúntele a la compañía de administración que esté entrevistando cuántos condominios está administrando actualmente. Conocer el tamaño de la empresa a la que está entrevistando y cómo se distribuyen sus recursos a través de otros condominios le dará una buena idea del tipo de atención personal que recibirá su condominio.
7.- ¿Cuáles son las certificaciones de sus empleados?
¿Está llena la empresa que va a contratar de aficionados o de profesionales que tienen un historial comprobado de gestionar con éxito a otras asociaciones de propietarios? ¿Están sus administradores de condominios certificados con las calificaciones adecuadas? La mayoría de las localidades piden que los administradores de condominios tengan una certificación, así que téngalo en cuenta.
8.- ¿Quiénes son sus proveedores?
Su compañía de administración de condominios probablemente seleccionará de su lista de proveedores de confianza quiénes van a ser los proveedores de su comunidad. Como tal, querrá saber si sus proveedores son seguros, competentes y capaces de completar sus trabajos dentro del tiempo acordado.
9.- ¿Está actualizado en las leyes locales de condominios?
Las leyes, ya sean federales, estatales o locales, pueden cambiar. Algunas de estas leyes pueden afectar directa o indirectamente a su asociación y la forma en que se administra. Y seguro que quiere asegurarse de que la empresa de administración de condominios que va a contratar se mantenga al día en estas leyes para evitar cualquier problema legal.
10.- ¿Cómo podemos comunicarnos con la empresa?
La comunicación es algo igualmente importante en una relación comercial, por lo que debe saber cómo puede comunicarse con la empresa de administración de condominios. Solicite sus números de contacto, incluido el teléfono fijo, así como su dirección de correo electrónico.
11.- ¿Cuál es su tiempo de respuesta?
Debe preguntar en cuánto tiempo responderá el equipo de administración a los problemas relacionados con su condominio. Cuando hay cualquier emergencia, debe estar seguro de que la administración no va a tardar más de 24 horas en responder a cualquier problema.
12.- ¿Con qué frecuencia realiza inspecciones?
Su empresa de administración debe realizar inspecciones del correcto funcionamiento del condominios con regularidad. ¿Habrá visitas de rutina? Infórmese antes de firmar con cualquier empresa.
13.- ¿Cómo aborda la gestión financiera?
La gestión financiera es una de las partes más complicadas de la gestión de una asociación, por lo que la mayoría de las asociaciones de propietarios buscan la ayuda de una empresa de administración. Como parte de su proceso de entrevista, debe preguntar a las potenciales empresas administradoras cómo van a gestionar las finanzas y cómo protegerán el dinero de su condominio.
14.- ¿Cómo gestiona los proyectos de mantenimiento?
Averigüe qué sistema utiliza su empresa de administración de condominios para realizar un seguimiento de los proyectos de mantenimiento y asegurarse de que se completen a tiempo. ¿Cómo se asegurarán de que los proyectos se simplifiquen, se rastreen las solicitudes y los inventarios sean precisos?
15.- ¿Cómo responderá a las emergencias?
La vida es impredecible y también lo es gestionar un condominio. Es probable que surjan problemas inesperados, y la empresa de administración debe saber cómo abordarlos de manera efectiva y eficiente. Pregúnteles si tienen un plan de emergencia y qué plan tienen si ocurre un desastre.
16.- ¿Qué lo distingue de otras compañías de administración?
Hay muchas compañías de administración de condominios, entonces, ¿qué hace que la suya sea tan especial? ¿Qué pueden ofrecerle a su condominio que otras empresas no puedan? Hacer esta pregunta puede ayudarle a reducir sus opciones con confianza.
17.- ¿Tienen programas especiales?
Algunas empresas de administración tienen programas especiales que complementan a los existentes en una asociación. Averigüe si su empresa de administración cuenta con un programa de este tipo que pueda ayudar a impulsar el desarrollo y el bienestar de su comunidad.
18.- ¿Tiene alguna referencia?
Asegúrese de solicitar referencias de otras asociaciones de propietarios que la empresa haya administrado en el presente o en el pasado. Estas revisiones ayudarán en gran medida a determinar la elección correcta para su condominio.
Conclusiones
Entrevistar a una empresa de administración de condominios puede ser una pérdida de tiempo completa si no está preparado preparado. Al hacer las preguntas correctas, su junta puede seleccionar la empresa que se adapte perfectamente a sus necesidades. Ya sea que esté dando el primer paso para contratar una empresa de administración o esté considerando cambiar a otra, estas son las preguntas que debería hacerle a una empresa de administración de condominios para seleccionar a la mejor.
