Al final de cada año, muchos residenciales se enfocan en el futuro y comienzan a preparar el presupuesto anual del siguiente año. Si bien el presupuesto es, sin duda, uno de los aspectos más desafiantes de resolver en una junta de propietarios, no es imposible.
Al igual que con cualquier tarea difícil, es útil abordarla en diferentes etapas e ir paso a paso.
La mejor forma de asegurarse de que su comunidad no se quede fuera de juego por los gastos es gestionar su fondo operativo asegurándose de tener suficiente capital en el residencial para el caso de que surjan algunos gastos imprevistos.
El presupuesto está destinado a garantizar que el residencial esté adecuadamente preparado para todo el año. Siga leyendo para obtener consejos útiles sobre cómo administrar adecuadamente el presupuesto anual de su asociación de propietarios o de condominios.
Pasos iniciales
El presupuesto de una asociación de propietarios o de condominios se compone principalmente de dos secciones; una sección operativa y una sección de reserva según lo exige la ley.
El lado operativo requiere que comience en un punto base cero. Esto significa mirar sus contratos fijos, que son aquellos contratos a los que está legalmente obligado, seguidos de proyectos especiales y otros gastos anticipados.
¿Quién debe preparar un presupuesto de asociación de propietarios?
Independientemente del tamaño y la ubicación de la asociación, el deber fiduciario final es con la junta y no con la empresa gestora. Después de todo, la empresa de administración es solo un proveedor más.
Sin embargo, si bien los miembros de la junta de propietarios están haciendo lo correcto al ofrecerse como voluntarios para ayudar a la comunidad, es posible que no tengan la experiencia y los antecedentes necesarios para completar ciertas tareas. Tenga en cuenta que estos son sus vecinos y son personas trabajadoras con vidas ocupadas como usted.
No tienen la experiencia financiera o contable requerida en comunidades más grandes para gestionar este proceso. Las juntas directivas de residenciales que tienen la suerte de tener administrador de residenciales generalmente lo designan como tesorero, pero la mayoría de las asociaciones de propietarios no tienen tanta suerte.
Mantener una reserva
Tenga en cuenta que una asociación de propietarios es esencialmente un negocio y debe funcionar como tal. No es aconsejable dirigir una asociación de condominios utilizando métodos poco profesionales y es imperativo que cada asociación tenga una reserva. Sí, esto podría aumentar sus cuotas, pero le brinda a su comunidad una red de seguridad y muestra una gestión responsable.
Mucha gente actualiza el estudio para realizar el cálculo de reservas cada cinco años, pero pueden cambiar muchas cosas en cinco años. El techo podría derrumbarse debido a unas lluvias torrenciales, lo que le costará a su asociación cientos de miles de pesos que saldrán de los bolsillos de los miembros.
¿Qué es un fondo de reserva?
Un fondo de reserva se basa principalmente en dos factores:
- Es un fondo para gastos futuros planificados.
- Es un fondo para días de lluvia, para esos gastos inesperados que surgen, como un ascensor roto o una caldera que se rompe en medio de la noche, requiriendo reparaciones inmediatas para tener agua corriente.
Los factores principales que una junta de asociación debe considerar al planificar un fondo de reserva incluyen:
- La vida útil restante de los componentes.
- La capacidad de obtener financiación.
- La tasa de rendimiento de la inversión.
- El impacto financiero en los propietarios de viviendas
Los fondos de reserva son diferentes de los fondos operativos, que son los fondos diarios que se utilizan para servicios públicos, reparaciones menores, recolección de basura, seguros y todos los gastos diarios necesarios para mantener la asociación funcionando normalmente durante todo el año .
Las leyes estatales generalmente regulan cómo y cuándo una asociación puede retirar fondos de las cuentas de reserva. Por lo general, es un requisito tener primero una mejora de capital asignada antes de retirar fondos de una cuenta de reserva.
Esto significa que la asociación debe obtener una cotización de un proveedor, votar y aprobar la mejora de capital primero. Solo después de este proceso, la junta de propietarios puede proceder a mover fondos de la cuenta del fondo de reserva a la cuenta operativa para pagar al proveedor.
Es recomendable preparar un documento conocido como “estudio de reserva”, que muestre el número de mejoras y costos de capital estimados. Esta cantidad generalmente se asigna en un marco de tiempo a largo plazo que muestra una planificación a largo plazo suficiente para las mejoras de capital.
Idealmente, una asociación de propietarios debe tener un estudio de reserva de al menos 10 a 15 años que le brinde una vista completa de todos los elementos. Idealmente, debería haber una columna para cada uno de los años siguientes .
Cuando finalmente haya terminado su primer plan de reserva formal, debe tener en cuenta que ese no es el final. Los diferentes elementos se deterioran a diferentes velocidades y se ven afectados por una variedad de fuerzas externas, algunas de las cuales están fuera de su control. Un período prolongado de clima severo podría acelerar el deterioro de los elementos exteriores. Si su asociación tiene un programa de mantenimiento preventivo agresivo, es posible que los componentes duren más que sus proyecciones iniciales y deban ajustarse. La economía también puede afectar las tasas de interés e inflación, lo que cambiará los totales de ingresos anuales disponibles. Por lo tanto, debe revisar anualmente la parte financiera del estudio con respecto a las condiciones económicas cambiantes. Además, cada pocos años, debe hacer que se realicen estudios actualizados para asegurarse de que todavía se está en el buen camino.
Una de las formas más fáciles de calcular los costos de reemplazo por adelantado es contratar a un analista que determinará el costo para que usted haga un presupuesto de acuerdo con cifras precisas. Por ejemplo, si ha estado pintando el techo por $ 100, 000 cada año y el analista indica que en realidad cuesta $ 200,000, tendrá que aumentar drásticamente las evaluaciones para alcanzar esa cifra. Sin embargo, hacer un estudio de reserva anual mejora la preparación para que no se encuentre con sorpresas o costos adicionales en el futuro.
Siga sus reglas para la gestión de los fondos de reserva
Existen muchas reglas sobre cuándo puede y cuándo no puede gastar dinero de los fondos de reserva y es importante seguir esas reglas. Algunas asociaciones solo usan los fondos de reserva para techos, pintura y otros artículos específicos. Sin embargo, otras asociaciones votan para darle a la junta la autoridad para utilizar ese dinero para diferentes propósitos siempre que sea una emergencia.
Mire también sus documentos, porque a veces cambia la ley y hay que estar atento a los cambios legales que puedan modificar tanto la cuantía, como los usos que se pueden dar a los fondos de reserva. Debe ser riguroso con los detalles al administrar una asociación de condominios y su presupuesto.
También es una buena idea consultar con un abogado para averiguar qué porcentaje de los propietarios de las unidades deben estar presentes para incluir los fondos de reserva en el presupuesto de la asociación de propietarios.
Si no logra involucrar a los propietarios de las unidades en el proceso, es posible que se enfrente a una demanda inesperada. Es importante obtener un voto formal de los propietarios antes de incluir reservas en el presupuesto.
Informes financieros
La presentación de informes financieros es un esfuerzo conjunto entre la junta, la empresa de administración y el contador externo si se dispone de él y no lo proporciona la empresa de administración. Pero, muchas juntas de propietarios no harán esto y dejarán las tareas de planificación financiera al tesorero. Obviamente, esta es una receta directa para el desastre y podría causar problemas de responsabilidad para toda la junta.
Tenga en cuenta que los informes financieros son una necesidad legal, por lo que debe tener mucho cuidado con ellos. Si tiene pocas viviendas, puede salirse con la suya haciendo recibos y desembolsos de efectivo. Pero, si su asociación tiene altos ingresos deberá realizar una recopilación de los datos contables. Esta recopilación implica tomar los estados financieros de la asociación y separarlos en un balance general, un estado de resultados y todos los elementos que exige la ley.
Por otro lado, se debe realizar una revisión financiera que consiste en realizar revisiones sobre los saldos de las cuentas y los procedimientos presupuestarios, así como una comparación entre los presupuestos del año en curso y los de años anteriores. Todo esto es parte de los informes financieros que deben presentarse a los residentes en una reunión oficial.
Sin embargo, no todo el mundo asistirá a las reuniones de la asociación de propietarios. Una de las formas más fáciles y efectivas de asegurarse de que los informes financieros lleguen a todos los miembros de la asociación es enviarlos digitalmente o subirlos como un documento en la plataforma BLMResidencial para que puedan ser accedidos en cualquier momento por los propietarios para su consulta.
Un número cada vez mayor de asociaciones están publicando estados financieros completos en plataformas como BLMResidencial, por lo que es bastante común. BLMresidencial, es un software de administración de residenciales basado en la nube, viene con una función de envío por correo de presupuesto y de consulta del mismo en los documentos. Esto le permite tener accesible de el presupuesto anual de su asociación de propietarios de forma digital sin esfuerzo.
Revisión de cuentas
Cada asociación debería realizar una auditoría anual realizada por terceros. Esto implica que debe involucrar a los administradores, analizar las facturas y las actas de las reuniones para asegurarse de que todo sea congruente. Las empresas gestoras de administración suelen hacer los informes financieros, resumirlos y enviarlos a la Asociación de Propietarios. Sin embargo, las auditorías y revisiones deberían ser realizadas por un contador público certificado externo.
Seguro
El seguro es otro de los elementos esenciales a la hora de preparar un presupuesto de asociación de propietarios. Es importante crear un presupuesto saludable para que, cuando venza la prima del seguro, pueda pagarla sin solicitar derramas.
Poner un límite a los aumentos de cuotas puede perjudicar a una asociación de propietarios porque nunca se sabe cuándo van a aumentar sus gastos y cuánto. La tasa de su seguro podría triplicarse de la noche a la mañana y, si no puede aumentar sus cuotas, necesitará el voto de los propietarios para aprobar el aumento o utilizar otros fondos no previstos incialmente para el pago del seguro. Obviamente, esto lo pondrá en problemas financieros y afectará la capacidad de operación de su asociación de propietarios.
Seleccionar proveedores
Una de las responsabilidades de la junta al preparar un presupuesto es seleccionar proveedores. Si bien puede tener la tentación de aceptar las ofertas más bajas de los proveedores, es mejor escoger a los proveedores más experimentados. Sea prudente, selecciones a sus proveedores y considere diferentes opciones. A veces, al ver el nombre de una empresa, puede darse cuenta de que no es legítima. No olvide verificar elementos como seguros y otras medidas de protección de sus proveedores, si no, puede que la asociación se tenga que responsabilizar de accidentes o problemas generados por sus proveedores.
Consejos para miembros de la junta directiva de asociaciones de propietarios
Si es miembro de una junta de propietarios con problemas de deuda, lo mejor que puede hacer es realizar una revisión completa de la situación para encontrar una manera eficiente de avanzar.
Por supuesto, debe capacitarse a sí mismo como miembro de la junta y en la red hay infinidad recursos que puede utilizar para aprender, como este blog.
Cómo crear presupuestos para asociaciones de propietarios
Aquí hay algunos consejos sobre cómo crear un presupuesto para una asociación de condominios exitosa, basados en toda la información proporcionada en este artículo hasta ahora:
- Haga un presupuesto: muchas asociaciones de propietarios aún caen en la trampa de no crear un presupuesto para el siguiente año. Es importante mantener una fecha periódica en la que revisará el presupuesto. Tenga en cuenta que los costos no serán los mismos a lo largo de los años.
- Revise el historial: consulte el historial financiero de su asociación. Siempre revise los dos últimos planes presupuestarios para comprender completamente dónde se encuentra y dónde desea que esté su asociación. Compare los presupuestos mensuales y anuales por igual y tome las disposiciones necesarias para garantizar ajustes presupuestarios precisos.
- Priorizar proyectos: todos los proyectos o reparaciones futuras deben priorizarse. Debe diferenciar entre las necesidades y deseos de la asociación y eliminar cualquier responsabilidad potencial antes de explorar cualquier mejora presupuestaria propuesta.
- Aumentos en los servicios públicos: los costos de gas, electricidad y agua siempre están aumentando. Por eso es una buena idea investigar las tarifas locales y municipales para estar preparado cuando los costos de los servicios públicos aumenten.
- Contratos de proveedores: debe garantizar un presupuesto adecuado para todos los proveedores de servicios mensuales regulares. Asegúrese de comunicarse con el administrador de la propiedad, la empresa de mantenimiento de piscinas y la empresa de jardinería para averiguar si planean aumentar o disminuir sus tarifas.
- Reservas presupuestarias: al preparar el presupuesto, una asociación debe asegurarse de que una fracción de sus ingresos vaya a la cuenta de reserva. La cantidad real varía según la asociación. Algunas asociaciones de propietarios destinan hasta un 20% de sus ingresos totales a reservas, hay países o estados que tienen sus propias regulaciones que hay que cumplir. Es importante recordar que las asociaciones de propietarios tienen una gran obligación financiera, incluidas las reparaciones al aire libre y el mantenimiento de los principales sistemas de construcción. Esto último incluye cosas como reparaciones de techos, calderas, elevadores, etc. No tener reservas presupuestarias puede obligarlo a solicitar importantes derramas en el futuro, entre otros problemas. Una buena regla general es prepararse para al menos dos averías importantes del equipo al mismo tiempo. Por ejemplo, un reemplazo de techo y un ascensor.
- Cubra los deducibles del seguro: asegúrese de conocer los niveles de franquicia de los distintos elementos asegurados de la asociación. Por ejemplo, si la franquicia del reemplazo del techo cuesta $ 5,000 por edificio para aproximadamente 10 edificios, entonces necesitará una cantidad considerable en su cuenta de reserva para cubrir ese gasto. Por ejemplo, si su área se ve afectada por incendios forestales, o huracanes, debe asegurarse de que su asociación esté preparada y de que no tendrá que solicitar derramas extraordinarias.
- Calcule los costos de cobranza: los costos defacturación pueden aumentar muy rápidamente, pero esto depende de la estrategia de cobranza de su asociación. Para obtener los mejores resultados, verifique su sistema actual para ver si hay alguna mejora que pueda hacer para lograr una mejor eficiencia y ROI, como el cambio a un banco que tenga mejores comisiones.
- Cuotas especiales para proyectos especiales: si su asociación tiene dificultades para cubrir los gastos debido a dificultades en el flujo de caja, entonces necesita aumentar la cantidad de las cuotas. Tenga en cuenta que las derramas especiales son solo eso; ¡especial! No están destinados a pagar las facturas de su asociación. Están destinados principalmente para una necesidad urgente o en caso de emergencias, no para pagar la factura de servicios públicos.
- Mantener el rumbo: muchas asociaciones luchan por cumplir con un presupuesto anual porque quieren mejorar el paisaje o introducir sistemas de seguridad nuevos y mejorados, etc. Sin embargo, es importante recordar que su asociación elaboró un presupuesto por una razón y usted debe cumplirlo de la mejor forma a lo largo de todo el año.
Conclusión
La creación de un presupuesto eficaz es esencial para mantener una asociación fiscalmente responsable. Incluso las asociaciones con problemas pueden lograr la aptitud financiera en un corto período de tiempo haciendo cambios menores.
Para obtener los mejores resultados, es recomendable comenzar a trabajar en su presupuesto a partir del tercer trimestre en lugar del cuarto trimestre. Cuanto antes mejor.
BLMResidencial dispone de un módulo de gestión del presupuesto que le permite realizar el presupuesto de cada año, revisar cada partida presupuestaria de forma individual, compararlas con las de los años anteriores y poder verificar en tiempo real durante el año cómo se está ejecutando el presupuesto, poder identificar las posibles desviaciones cuanto antes para poder tomar las medidas adecuadas. Vea más de las funcionalidades del presupuesto y del resto de funcionalidades aquí
Si sigue los consejos proporcionados en este artículo y continúa evaluando y ajustando con el tiempo, su condominio prosperará con el tiempo.
