No es raro tener un conflicto de interés en cualquier junta de una asociación de propietarios. Lo importante es aprender a distinguirlos y luego resolverlos adecuadamente.
Comprendiendo qué es un conflicto de interés
¿Qué es un conflicto de interé? En pocas palabras, un conflicto de interés se produce cuando los intereses personales y profesionales chocan. Puede surgir cuando una persona se propone ganar algo, financiero o de otro tipo, a partir de una decisión o acción oficial. Los conflictos de interés son comunes en las organizaciones y las asociaciones de propietarios no son una excepción.
La estructura de una Asociación de propietarios naturalmente da lugar a posibles conflictos de intereses. Una Asociación de propietarios está dirigida por un conjunto de miembros de la junta, denominados colectivamente la junta de la Asociación. Los miembros de la junta dirigen la asociación de acuerdo con sus estatutos y toman decisiones en el mejor interés de la comunidad. A veces, sin embargo, una decisión puede poner a ciertos miembros de la junta en una encrucijada.
Para evitar posibles conflictos de interés y proteger la confianza de la comunidad en la junta, es fundamental aprender a resolverlos. Pero, antes de que se puedan resolver, antes se debe saber cómo identificar un conflicto de interés en una Asociación de propietarios.
Identificación de conflictos de intereses en la junta de la Asociación de propietarios
Los miembros de la junta tienen ciertas obligaciones fiduciarias que cumplir. Esto significa que los miembros de la junta deben ejercer su cargo con la debida diligencia, ser cautelosos y tener suficiente previsión antes de tomar una decisión o acción. También significa prevenir conflictos de interés.
La buena noticia es que es bastante fácil determinar si existe un conflicto de interés. Si usted o cualquier otro miembro de la junta se ve afectado, ya sea directa o indirectamente, por una decisión o acción de la junta, entonces existe un conflicto de intereses.
A veces, es posible que no esté seguro de si existe un conflicto de interés. En esos casos, es mejor asumir que hay uno y proceder a tratarlo de la mejor manera posible. Si al tomar alguna decisión no se siente bien, es muy probable que sus sentimientos estén condicionados.
Más allá de prevenir o resolver un conflicto de interés, es igualmente importante preservar la integridad que se percibe de la junta directiva. De esta forma, los residentes no perderán la confianza en la junta. Por lo tanto, se debe evitar incluso la mera impresión de un conflicto de interés en la Junta Directiva de una Asociación de Propietarios.
Ejemplos de conflictos de interés de la junta directiva
Estos son algunos de los ejemplos más comunes de un conflicto de intereses de una Asociación de Propietarios:
1.- Contratos comerciales
La adjudicación de contratos comerciales a proveedores es una parte normal de la gestión de una Asociación de propietarios. Sin embargo, es mejor no contratar una empresa o un servicio profesional si algún miembro de la junta es el propietario total o parcialmente. Lo mismo ocurre con las empresas que son propiedad de un amigo o familiar de un miembro de la junta. Esto se debe a que el miembro de la junta en cuestión puede beneficiarse económicamente del contrato comercial.
2.- Nepotismo
También es un conflicto de intereses si el miembro de la familia de un miembro de la junta se beneficiará de las decisiones de la asociación. Eso incluye realizar un trabajo remunerado o unirse a la junta de la Asociación de Propietarios. Si su familiar está siendo considerado para algo, no debe participar en la votación ni presionar para que otros miembros de la junta lo apoyen.
3.- Trabajo remunerado para la Asociación
Otro ejemplo común de un conflicto de intereses es cuando un miembro de la junta solicita recibir un pago por realizar el trabajo dentro de la Asociación.
Un miembro de la junta puede ofrecerse para asumir el papel de administrador de la Asociación de propietarios y solicitar una compensación o una reducción de las cuotas. Recuerde que los miembros de la junta son voluntarios y no se les puede pagar por realizar su trabajo.
4.- Préstamos
Los miembros de la junta nunca deben solicitar un préstamo a la asociación. Del mismo modo, los miembros de la junta nunca deben utilizar los fondos de la asociación para otorgar préstamos a los miembros de la comunidad. Los fondos de la asociación deben usarse únicamente para mantener la comunidad y nunca para el beneficio personal de sus miembros.
5.- Toma de decisiones o modificación de reglas
Los miembros de la junta toman decisiones y cambian las reglas todo el tiempo. Sin embargo, debe recordar mantener separados sus intereses personales al momento de votar.
Por ejemplo, si su junta está votando sobre las restricciones de mascotas, debe tomar una decisión basada en los mejores intereses de la comunidad y no porque usted mismo tenga un perro. Anteponga siempre a la comunidad a sus preferencias o intereses personales. Algunas leyes locales incluso regulan cuándo los miembros de la junta deben abstenerse de votar.
Cómo lidiar con un conflicto de intereses de una HOA
Después de identificar un conflicto de intereses dentro de la junta de la Asociación de propietarios, el siguiente paso es resolverlo. Normalmente, esto se puede hacer de dos maneras: recusación o renuncia.
Divulgación y Recusación
Los miembros de la junta deben revelar toda la información pertinente en caso de existir un conflicto de interés. Además, el consejero en cuestión deberá abstenerse de votar sobre el asunto. Al hacerlo, el miembro de la junta puede evitar cualquier responsabilidad potencial.
Por lo general, recusarse uno mismo del proceso de votación es suficiente para evitar conflictos de intereses a menor escala. Además, para pueblos o ciudades pequeñas donde hay solo un puñado de jardineros, puede ser difícil evitar contratar al familiar de un miembro de la junta que esté cualificado para el trabajo.
Resignación
Para conflictos de intereses más importantes o continuos, sin embargo, la otra opción sería que el miembro de la junta renunciara.
Además, si el miembro de la junta no revela intencionalmente el conflicto de interés y permite que continúe, ese miembro debe aceptar las consecuencias de sus acciones. Esto incluye la renuncia y posibles acciones legales por las decisiones tomadas.
Conclusiones
Cuando se permite que tenga lugar un conflicto de interés, puede empañar la reputación de su junta. Esto puede generar desconfianza dentro de su comunidad. Aunque no exista un fraude o cualquier otro delito, incluso la apariencia de un conflicto de interés puede generar problemas. Por lo tanto, siempre es mejor revelar completamente todos los hechos materiales y excluirse del proceso de votación o toma de decisiones si existe un posible conflicto.
