Seguro que has oído hablar del software de administración de condominios. Incluso puede que te hayan hecho alguna presentación de alguno. Pero aún no sabes si es la opción más adecuada para ti. No todas las comunidades de propietarios necesitan un software de administración de condominios, pero si tienes cualquiera de los problemas que explicamos en este artículo, entonces ya es el momento adecuado de probar el software.
Estás administrando condominios con más de 100 viviendas
Casi cualquier condominio se puede beneficiar de un software de administración de condominios, pero sobre todo tiene una mayor razón de ser el uso de uno para condominios medianos y grandes. Cuantas más personas tenga que gestionar, más complicado se hará manejar todas sus necesidades. Tratar de estar al día con las solicitudes de reparación, correos electrónicos, multas, recibos, reservas de zonas comunes, mantenimientos, etc. se vuelve abrumador si no se dispone de un sistema que permita optimizar estos procesos.
Otro factor a considerar son los costos asociados a la logística de la administración de un condominio grande. Digamos que necesita enviar algo por correo a los propietarios de un condominio de 100 Viviendas, y se tiene un costo de 25 pasos por carta por el precio del papel, impresión, del sobre y del envío, el costo por cada envío es de 2,500 pesos. Ahora pensemos si aplicamos esos costos a condominios con 500 o incluso 1,000 viviendas. Los costos se van incrementando. Un software de administración de condominios permite enviar una cantidad ilimitada de mensajes y documentos a los propietarios sin tener que pagar ningún costo de impresión o envío.
Siente que cada vez es más difícil gestionar las operaciones diarias
Cuando sientes que según pasa el tiempo cada vez tienes más tareas que hacer, pero el tiempo que dispones es el mismo y buscas además escalar tu negocio con nuevos condominios, entonces, definitivamente necesitas un software de administración de condominios que te ayude a automatizar las tareas y poder atender más condominios sin necesidad de incrementar el personal de tu empresa.
No se trata de trabajar más y más horas, se trata de trabajar de una forma más inteligente, invirtiendo en una plataforma de administración de condominios. La mayoría de los sistemas gestionan los múltiples desafíos que enfrentan las tanto las juntas, como los administradores, incluiyendo las reservas de servicios, las solicitudes de reparación, el seguimiento de tareas, la gestión de acceso de visitantes, la gestión de activos y el procesamiento de recibos y la gestión de pagos. Además, brinda a los residentes la capacidad de ser autosuficientes en muchas de las tareas (lo que significa un poco menos de trabajo para la administración del condominio).
Está emitiendo manualmente los recibos y los comprobantes de pago
Los residentes deben tener los recibos mensuales, multas o cualquier otro recibo que se pueda emitir, como consumos de agua, gas, reserva de amenidades, etc, y además posteriormente un comprobante de pago cuando ya han realizado el pago del mismos. Si aún se realiza este proceso manualmente o genera un comprobante cada vez que se realiza un pago, está perdiendo demasiado tiempo en esta tarea
Un sistema de administración de condominios con una función de cuentas por cobrar automatiza este proceso de mantenimiento de registros. Quien esté a cargo de cobrar los pagos puede generar los recibos de forma automatizada, enviándolos por email, dejar los pagos documentados y gestionar la morosidad de una forma sencilla.
Los residentes pueden consultar cada transacción realizada, su estado de cuenta, así como los próximos pagos. Las actualizaciones que se hacen el el sistema se reflejan automáticamente en la cuenta del residente. Si además el sistema dispone de un sistema de pago en línea, los residentes pueden pagar cualquier recibo con tarjetas de débito o crédito.
Cuando hay que hacer un seguimiento de las infracciones
Las infracciones son inevitables. Y por más desagradable que sea, las juntas de propietarios y los administradores deben hacer cumplir las reglas. De lo contrario, los propietarios no verán la necesidad de cumplir las reglas de la comunidad, lo que terminará generando más problemas.
Dicho esto, emitir, actualizar y documentar infracciones puede convertirse fácilmente en un trabajo de tiempo completo si hay que registrar todo manualmente. Es fácil olvidar las fechas de vencimiento si no hay algo que le recuerde que tiene que hacer un seguimiento. Si gestionar las infracciones se siente como una batalla cuesta arriba constante, es hora de hacer algo diferente.
Ha pasado media hora buscando una información específica
Ya sea que se trate de las actas de reuniones del último trimestre, un contrato o un registro de incidentes, encontrar un documento específico en un archivo lleno de carpetas generalmente no es fácil ni rápido. Incluso un archivo bien organizado es totalmente ineficiente en comparación con el almacenamiento de documentos en línea. Como práctica recomendada, las asociaciones de propietarios necesitan un registro de seguimiento de cada transacción, correspondencia, mantenimiento, contratos, etc. Eso podría significar que su condominio puede estar archivando miles de páginas cada año.
En lugar de mantener copias físicas de datos importantes, guárdelos en una plataforma de almacenamiento digital. No solo se deshace de todos esos montones de papel, sino que también puede un sistema de búsqueda para encontrar exactamente lo que necesita en segundos.
Además el papel con el tiempo se puede estropear y en caso de una catástrofe como un incendio o un robo, los documentos se pueden perder para siempre, haciendo imposible recuperar el historial de las acciones
Te faltan datos valiosos de la comunidad
A muchas comunidades les gusta (y francamente deberían) establecer metas a corto y largo plazo. Sin embargo, sin datos concretos, es muy difícil medir el éxito. Los datos cuantitativos son un elemento importante para establecer y lograr objetivos, pero muchos condominios no disponen de estos datos. Algunos simplemente no saben cómo registrarlo correctamente, mientras que otros no están seguros de cómo dar sentido a los números.
Una función de reportes recogerá los datos automáticamente y organizará los mismos para que cualquiera pueda entenderlos. Como resultado, puede concentrarse en lo que le dicen los números en lugar de tratar de averiguar dónde cometió un error. Tener una imagen financiera clara permite a los administradores de condominios asegurarse de que el condominio goza de buena salud financiera y le permita crear presupuestos basados datos.
Todavía está pagando a todos sus proveedores con cheques o en efectivo
Los pagos en línea han cambiado drásticamente la forma en que pagamos los artículos y los servicios. Entonces, ¿por qué no hacer depósitos en línea a sus proveedores? Disponer de una función de cuentas por pagar le permite realizar pagos de una forma mucho más sencilla. Puede controlar su flujo de efectivo y mantener una buena relación con los proveedores más valiosos asegurándose de que se les pague a tiempo.
Continúa luchando para alcanzar el quórum durante las asambleas
Cada comunidad de propietarios es única, y mientras algunas no tienen problemas para que los miembros se asistan a las asambleas y voten, otras luchan para conseguir el quorum mínimo para las votaciones. Esto es problemático no solo porque los propietarios pierden información de cómo está funcionando la comunidad, sino que los puntos que requieren la aprobación de los propietarios no se pueden aprobar. Los retrasos terminan llevando a la frustración y la decepción tanto de los administradores como de los residentes.
Sin embargo, el voto electrónico, allí donde es legalmente posible y las reuniones virtuales pueden cambiar esto. Estas opciones pueden o no se legales dependiendo de donde viva, sin embargo, si está permitido, debería probarlas. Los propietarios realmente aprecian estas características porque les permiten asistir a las asambleas y votar desde la comodidad de sus hogares. Una mayor participación de votantes significa que las comunidad pueden cumplir con sus responsabilidades y obligaciones.
Beneficios de usar un software de administración de condominios
El software de administración de condominios ahorra tiempo y dinero a las comunidades de propietarios. Además los miembros de la junta de administración lo valoran porque crea estabilidad y minimiza el caos.
Mejora la comunicación
La comunicación puede cohesionar o deshacer una asociación. Pero es probablemente lo que más les cuesta gestionar a los condominios. Desafortunadamente, no existe una bala de plata para transformar la comunicación, pero un software en línea puede ayudar a conectar a las diferentes personas de un Condominio.
Un software de administración de residenciales brinda a la administración la capacidad de optimizar las comunicaciones y comunicarse con los propietarios de diferentes formas. Esto es clave porque, si bien la mayoría de las personas recibirán las notificaciones por correo electrónico, no todos se sienten cómodos accediendo a la información así. BLMResidencial permite enviar mensajes de varias formas a los distintos perfiles del residencial.
Capacidad de escalar
Cualquier empresa de administración de condominios aspira a Crecer. Más clientes significan más ingresos. Pero es importante mantener el equilibrio entre aumentar el número de clientes sin afectar el nivel de servicio ofrecido. Un software de administración de condominios va a poder crecer con usted a medida que su negocio crece. Puede administrar múltiples condominios reduciendo el tiempo que dedica a realizar trabajos repetitivos que se pueden automatizar.
Reducir el trabajo manual
Continuando con el punto anterior, el trabajo repetitivo y tedioso puede terminar consumiendo horas y horas cada mes. El software puede ayudarle con eso ya que le permite automatizar muchas de esas tareas tediosas que consumen mucho tiempo y que le restan tiempo a la gestión de una comunidad de propietarios que estén contentas con la gestión. En lugar de tener que imprimir formularios para los propietarios o reunirse con ellos cada vez que quieran reservar la casa club, pueden reservarlo directamente mediante un portal digital para residentes.
Le permite acceder a la información desde cualquier lugar
El uso de un software de administración de residenciales que esté en la nube, le va a permitir acceder a la información se encuentre donde se encuentre, ya no va a tener que indicar al residente que necesita regresar a su oficina para poder ofrecerle una respuesta o una solución. Simplemente mediante un acceso a Internet y cualquier dispositivo como un celular, le va a permitir acceder de forma inmediata a la información y atender de forma inmediata cualquier necesidad, como atender un ticket por una rotura, enviar una notificación urgente a todos los residentes, o revisar el estado de cuenta de una vivienda entre otras operaciones.
Residentes más contentos
Si bien los softwares de administración de condominios se diseñan en un principio para ayudar a los administradores y miembros de la junta, BLMResidencial está diseñado también para proporcionar asistencia a los residentes y propietarios. Se les proporciona acceso rápido y fácil a los documentos de la asociación, un sistema de comunicaciones, solicitudes de servicio, verificación de saldos, servicios de reserva y mucho más. Nuestro sistema incluso ofrece seguimiento de paquetes y control de accesos.
Conclusión
Nunca es demasiado tarde para cambiar la forma en la que trabajamos. Dar una oportunidad al software de administración de condominios puede parecer arriesgado en un principio, pero las mejoras que se obtienen con su uso contrarrestan absolutamente cualquier duda que se pudiera tener a corto plazo. Un buen sistema de software de administración de condominios es robusto y fácil de usar. Una gran plataforma también tendrá un buen equipo de atención al cliente. Incluso los mejores sistemas tienen problemas de vez en cuando, por lo que es tan importante tener soporte cuando lo necesite.
Con un software de administración de condominios, puede ahorrar tiempo y dinero y optimizar las operaciones, las comunicaciones y el mantenimiento de registros. Si todavía está indeciso, estaremos encantados de sopesar los pros y los contras con usted.
Si tiene alguna duda de las ventajas que BLMResidencial puede proporcionar a su Residencial, puede probarlo de forma totalmente gratuita y comprobar de primera mano las ventajas que le puede proporcionar.
