Puede ser complicado hacer un seguimiento de los servicios de mantenimiento. Una asociación de propietarios puede verse fácilmente superada si no se implementa un sistema de gestión de proveedores. Cuando surgen necesidades de mantenimiento, programadas o no, la junta puede verse ahogada con problemas de calidad, plazos y sobrecostos. Para evitar que estos problemas ocurran, es bueno tener un listado de proveedores de servicios preferenciales enumerados en una matriz. A continuación, explicamos cómo crear una matriz de proveedores para su Condominio.
Cómo crear una matriz de proveedores
¿Qué es una matriz de proveedores? También conocida como matriz de evaluación de proveedores, es una tabla qie va a permitir escoger entre varios proveedores para un proyecto específico. Dependiendo de cómo diseñe su propia matriz, puede clasificarlas en consecuencia y ver cuál es la más adecuada para el trabajo.
Estos son los pasos que le ayudarán a crear una matriz de proveedores para su condominio:
1.- Enumere los requisitos de su proveedor
Será fácil crear una matriz de proveedores una vez que haya enumerado todos los requisitos o responsabilidades que debe tener su condominio. Enumere todas las necesidades de mantenimiento de su comunidad. Organícelos en categorías de mantenimiento como aire acondicionado, calefacción, plomería, pisos y similares, y luego indique quienes son los proveedores que pueden proporcionar dichos servicios.
Comience cada categoría con una descripción general de las tareas y luego divídalas en secciones más pequeñas. La matriz de proveedores también puede incluir una columna de prioridad. Indique qué necesidades de mantenimiento son de alta prioridad y cuáles son de baja prioridad o negociables.
2.- Selecciones a las empresas preferidas
Enumere los principales proveedores. Asegúrese de elegir empresas que puedan satisfacer todas sus necesidades de mantenimiento. La junta puede determinar qué proveedores de servicios califican más según los requisitos que busquen. A medida que construye su matriz de contratistas, trate de pensar también en qué tan bien puede confiar en que cada proveedor pueda cumplir con las necesidades de su comunidad.
3.- Agregar opciones secundarias para proveedores
La matriz de proveedores también debe incluir opciones secundarias para los distintos proveedores. La Asociación puede comunicarse con sus proveedores de reserva en caso de que su proveedor principal esté ocupado o no pueda proporcionar el servicio. Asegúrate de categorizarlos también.
Por supuesto, algunos proveedores pueden tener distintas especialidades. Puede etiquetarlos en varias categorías, pero trate de limitar esto tanto como sea posible. Un número ideal sería dos o tres opciones de proveedores para cada categoría. Tenga en cuenta que algunos trabajos pueden requerir más de un proveedor en una sola área.
4.- Revise su matriz de proveedores
Si se asigna a un miembro o comité específico para crear una matriz de proveedores para la Asociación , el resultado final debe ser revisado por toda la junta. Este proceso de verificación asegura que la matriz de proveedores sea completa y completa. Debe cubrir todos los servicios de mantenimiento que necesita su condominio.
5.- Actualice su matriz de proveedores
El hecho de que tenga una matriz de proveedores no significa que deba ceñirse a ella para siempre. Su condominio debería actualizarla anualmente para tener en cuenta los cambios que puedan ocurrir con el pasar del tiempo.
Dependiendo de su calidad de trabajo, un proveedor principal puede ser degradado y un proveedor de reserva puede ponerse como principal. Los cambios en el presupuesto de su condominio también pueden generar un aumento o una disminución en los servicios de mantenimiento.
Ejemplo de matriz de evaluación de proveedores
Siempre que siga los pasos descritos, será fácil crear una matriz de proveedores para su HOA. Si necesita ayuda, consulte el ejemplo de matriz de evaluación de proveedores a continuación. Puede personalizarlo según sus proveedores y los servicios que brindan.
Ejemplo de matriz de evaluación de proveedores
| Descripción de Servicios | Nivel de Prioridad | Proveedor 1 | Proveedor 2 | Proveedor 3 |
|---|---|---|---|---|
| Pintura de exteriores | ||||
| Pintura de interiores | ||||
| Mantenimiento de Aire Acondicionado | ||||
| Electricista | ||||
| Fontanería | ||||
| Cristalero | ||||
| Cerrajero | ||||
| Mantenimiento del elevador | ||||
| Limpieza | ||||
| Mantenimiento de la piscina | ||||
| Jardinería | ||||
| Seguridad | ||||
| Carpintero | ||||
| Albañilería | ||||
| Impermeabilización |
Beneficios de disponer de una matriz de proveedores para su condominio
Después de crear una matriz de proveedores, podrá identificar rápidamente los beneficios que tiene disponer de un documento de este tipo para su condominio. Una matriz de proveedores garantiza que haya coherencia en sus servicios de mantenimiento. La junta de administración puede consultar la lista de tareas que se pueden asignan regularmente a un proveedor específico. También puede utilizar la matriz de proveedores para ver si un proveedor de servicios puede realizar bien sus tareas.
Una matriz de proveedores puede evitar que la junta solicite servicios de mantenimiento innecesarios que conduzcan a un gasto excesivo. Las tareas que no figuran en la matriz de proveedores no estarían definidas en el presupuesto anual y por tanto no deberían solicitarse hasta que sean aprobadas por la mayoría de la junta. De esta forma podrá controlar mucho mejor los fondos de la Asociación de propietarios y no tendrá que solicitar derramas extraordinarias a los propietarios.
Una matriz de proveedores también es beneficiosa porque la junta sabrá inmediatamente a quién llamar si hay una emergencia. Si sus tuberías estallan repentinamente, puede llamar a su proveedor principal antes de que los daños puedan ir a mayores. Si su proveedor principal no está disponible, no tiene que buscar alternativas. Ya tiene proveedores adicionales en los que también puede confiar.
Otras consideraciones al crear una matriz de proveedores
1.- Tener un proceso de verificación estándar
Si aún no está seguro de qué proveedores utilizar y en los que confiar, siempre puede crear un proceso de investigación para seleccionar a los mejores proveedores. Tómese el tiempo suficiente para entrevistar a los proveedores, verificar que dispone de un seguro de responsabilidad civil que pueda cubrir cualquier problema que pueda generar su trabajo y formalice los contratos y las acciones a realizar. Todas las empresas o personas que figuran en la matriz de proveedores deberían haber pasado por este proceso para minimizar tanto como sea posible el riesgo para su condominio.
2.- Ofrecer formación a los proveedores
Hay ocasiones en las que encuentra proveedores con los que disfruta trabajar por la actitud y el buen servicio que proporcionan, pero identifica que fallan en algunas áreas. Si desea que sus proveedores sigan un sistema de trabajo determinado, la Asociación de propietarios puede ofrecer una capacitación anual para los proveedores. Sus proveedores podrán aprender cómo opera su asociación. También es una oportunidad para crear mayores vínculos con sus proveedores de servicios. La capacitación debe incluir tanto el desempeño laboral como las expectativas de conducta para minimizar los problemas o quejas de los propietarios.
3.- Consulte a su administrador del condominio
Si tiene problemas para encontrar proveedores, no dude en consultar con su empresa de administración del condominio. Un administrador de condominios ya tendrá una lista de empresas validadas que puede emplear para proporcionar sus servicios de mantenimiento. Podrá acceder a las conexiones de la empresa de administración de su condominio para ver qué proveedores están mejor calificados y que estén asimismo recomendados por otros condominios.
Conclusiones
Los condominios deben estar siempre preparados para gestionar las necesidades de mantenimiento de su comunidad. La mejor manera de garantizar esto es crear una matriz de proveedores. Si tiene una lista de proveedores principales, a quienes se les puede confiar sus necesidades de mantenimiento, la junta podrá evitar malas experiencias que podrían debilitar la confianza de los propietarios. Disponer de un conjunto de tareas claramente definidas también ayudan a la junta a mantenerse encaminada y evitar gastos excesivos. Simplemente siga los pasos indicados en este artículo y podrá crear una matriz de proveedores que terminará siendo beneficiosa para la comunidad.
