Los proveedores son una parte importante de cualquier comunidad, pero un condominio debe asegurarse de que estén claramente establecidos los términos de lo que va a ser trabajo que se va a realizar. Hacer esto puede ayudar a la asociación a evitar posibles desastres futuros y ahorrar trabajo más adelante. Sin embargo, todavía hay muchas asociaciones que aún minimizan la importancia que tiene el firmar contratos con los proveedores, lo que lleva a consecuencias que podrían haberse evitado fácilmente.
Comprensión de la importancia firmar contratos con los proveedores
La contratación de proveedores es una parte natural del día a día de cualquier asociación de propietarios. Una comunidad planificada requiere un cierto nivel de servicio que simplemente no se puede lograr sin ayuda externa. Sin embargo, una Asociación de Propietarios responsable no debe cerrar un trato con solo una sonrisa y un apretón de manos. Las cosas no funcionan de esa manera. Después de adjudicar un trabajo a un proveedor, una comunidad debe redactar un contrato de proveedor para consolidar las obligaciones legales de ambas partes.
Los contratos con los proveedores proveedores pueden ser un tema confuso para algunos, razón por la cual hay algunas asociaciones de propietarios se niegan a realizarlos. Sin embargo, los contratos son un componente crítico de todos los trabajos que realicen los proveedores. Por esta razón, debe existir y ser obligatoria una política de realización de contratos. Estas son algunas de las razones por las que no se deben eliminar los contratos con los proveedores:
1.- Establece expectativas para ambas partes
La principal importancia de los contratos es que definen lo que cada parte debe realizar y cumplir. Los contratos contienen los detalles del trabajo o servicio a realizar, incluido lo que se debe realizar, cuándo debe completarse y cuánto va a costar. Los acuerdos verbales pueden haber funcionado en el pasado, pero nunca son un método fiable para realizar acciones con los proveedores.
Cuando se establecen las expectativas, ambas partes pueden hacer los preparativos adecuados. El condominio puede asignar un presupuesto para el proyecto, mientras que el proveedor puede planificar un cronograma de actividades.
2.- Describe las consecuencias del incumplimiento
Uno de los mejores consejos para la realización de un contrato con un proveedores definir las consecuencias en caso de que no cumpla con los requisitos. Desafortunadamente, no todos los proveedores tienen antecedentes probados. Muchos de ellos cometerán errores, algunos más graves que otros.
Si una Asociación de Propietarios no tiene un contrato firmado, el proveedor puede salirse con la suya fácilmente aunque haya realizado su trabajo con errores graves (o incluso fallas abyectas) sin ningún problema. Peor aún, la Asociación de Propietarios puede perder una gran suma de dinero y no tendrá nada que utilizar para poder defenderse y recuperar el dinero.
Un buen contrato debe incluir detalles específicos sobre las sanciones que la Asociación de propietarios puede imponer al proveedor en caso de que este último no cumpla con sus obligaciones. De esta forma, los contratos protegen a la asociación de posibles pérdidas económicas.
3.- Confidencialidad y privacidad
Un contrato también debe llevar cláusulas de privacidad para salvaguardar al condominio. Si bien es posible que no se aplique a todos los proveedores, una cláusula de privacidad o una cláusula de confidencialidad suele ser útil si una comunidad desea mantener el proyecto en secreto o si el proveedor operará en un espacio con información confidencial. Es posible que un proveedor también desee mantener la confidencialidad de los detalles del contrato en sí, así como los detalles relacionados con los precios.
4.- Cambios circunstanciales
¿Qué sucede cuando un proyecto se retrasa debido al mal tiempo? ¿Qué pasa si un terremoto destruye todo el progreso a mitad de camino? Ciertas situaciones o imprevistos pueden afectar la forma en que se lleva a cabo o se completa el proyecto.
Estas excepciones también deben incluirse en los contratos para evitar malentendidos. La mayoría de las veces, las asociaciones de propietarios y los proveedores entran en disputas sobre este tipo de cambio repentino. Sin un contrato, las malas interpretaciones están prácticamente garantizadas.
Cimentación de un contrato
En este punto, la importancia de los contratos es clara. Estos acuerdos son mucho más que simples papeles firmados que contienen los detalles de un trabajo o de un servicio.
Protegen a la Asociación de responsabilidades económicas innecesarias y obligan legalmente a los proveedores a completar sus tareas en un plazo definido.
Tener un contrato con el proveedor asegura los detalles de cómo se va a realizar el trabajo. Como tal, además de la información mencionada anteriormente, un buen contrato de proveedor debe incluir lo siguiente:
- Fecha de Finalización. Esto se refiere a la fecha en que el trabajo o el servicio debe estar completado, así como a lo que sucederá si el trabajo o el servicio no se completas antes de la fecha límite indicada.
- Horario de trabajo. El contrato también debe incluir la cantidad de tiempo de cada día en el trabajo y los días específicos que trabajará cada persona del proveedor.
- Materiales. Indica los materiales o elementos que se van a utilizar en la ejecución del trabajo o servicio.
- Detalles de almacenamiento. Los suministros y el equipo deben guardarse en un almacenamiento específico cuando no estén en uso. De esta manera, puede realizar un seguimiento de ellos fuera de las horas de trabajo.
- Descansos. El contrato también debe describir dónde se tomarán los almuerzos y los descansos, incluidos los baños que pueden usar los trabajadores del proveedor.
- Términos de pago. Quizás lo más importante es que el contrato debe incluir términos de pago y abordar cuestiones como prueba de la existencia de un seguro de responsabilidad civil, responsabilidades contractuales con los empleados y pagos al proveedor.
Sin definir claramente estos detalles en los contratos que se firmen, los proveedores no tendrán claras las expectativas de la asociación. Peor aún, pueden aprovecharse a sabiendas de esta indefinición y por tanto de la propia comunidad de propietarios.
Incluso si el trabajo parece ir bien bajo un contrato verbal, en el momento en que algo sale mal, como un pago atrasado, una demora o condiciones imprevistas, el condominio podría tener problemas, pudiendo costarles finalmente una gran cantidad de dinero adicional que no se tenía prevista inicialmente.
Más allá de los detalles, una Asociación de propietarios debe asegurarse de que ambas partes lean y firmen el contrato antes de que comience cualquier trabajo. Si el contrato se negocia pero nunca se firma, tanto la Asociación de propietarios como el proveedor pueden estar actuando de acuerdo con el contrato, pero no están seguros de si se acepta todo lo que contiene. Esto puede generar incertidumbre en la relación y afectar el trabajo.
Antes de programar un trabajo o un servicio, el presidente de la comunidad debe estar al tanto de los trabajos considerados en el contrato, para que pueda ayudar a que los trabajos se realicen con las condiciones necesarias y gestionar el flujo de dinero para poder realizar un pago en la fecha indicada al finalizar.
Conclusión
Nunca empiece a trabajar con un proveedor sin tener un contrato firmado con el alcance del trabajo o de los servicios a realizar. Desde proteger los fondos de la Asociación de propietarios hasta resolver disputas sobre posibles cambios, no se puede negar la importancia de firmar un buen contrato con los proveedores. Todas las asociaciones deben tenerlos firmados con todos los proveedores, grandes o pequeños. Además de proteger los fondos de la Asociación, los contratos también van a proteger a la Asociación de Propietarios de las posibles responsabilidades legales que puedan surgir de un trabajo mal realizado..
Si las cosas salen mal y la situación llega hasta los tribunales, la Asociación puede recurrir al contrato como prueba de que el proveedor no está cumpliendo lo acordado. Sin mencionar que tener un contrato también va a sentar las bases tener una relación saludable con su proveedor a largo plazo.
Debido a la naturaleza complicada de los contratos, la mayoría de las asociaciones buscan la ayuda de un abogado o una empresa de administración de condominios que les ayude a realizar el contrato correcto.
