El presupuesto de un condominio es una herramienta fundamental para el éxito financiero. Pero hay muchas cosas que pueden salir mal ya desde la fase de planificación del presupuesto anual. Aprenda a evitar los errores que le pueden generar mayores problemas en la planificación del presupuesto.
Los peores errores presupuestarios y cómo evitarlos
Cada año, la junta de la Asociación de Propietarios se reúne para planificar el presupuesto anual. Para ello, anticipan los gastos del año siguiente, que luego se utilizarán como base para el cálculo de las cuotas mensuales.
Sin embargo, el presupuesto de un condominio lleva asociados sus propios desafíos. Los miembros de la junta no deberían simplemente dar unos números arbitrarios y dar por realizado el presupuesto, ni deberían seguir reutilizando el mismo presupuesto durante años sin un examen adecuado. Un presupuesto deficiente conducirá inevitablemente a problemas de financiación, que luego obligarán a la junta a tomar decisiones drásticas o generar derramas extraordinarias.
Si desea una asociación financieramente saludable, todo comienza con el presupuesto. Para elaborar un presupuesto realista y bien documentado, es esencial evitar los siguientes errores.
1.- Agrupar los gastos
Un buen presupuesto es completo y detallado. Por esta razón, muchas juntas se sienten agobiadas por la cantidad de tiempo y trabajo necesarios para preparar uno. Como resultado, tienden a agrupar los gastos en una sola categoría amplia en lugar de sumergirse en los detalles esenciales.
Por ejemplo, si espera pagar por ejemplo servicios de jardinería, reparaciones eléctricas y fontanería el próximo año, no los agrupe todos en una categoría de “mantenimiento”. En su lugar, detalla los gastos para poder asignar un presupuesto para cada uno. De esta forma, no pasará por alto ningún elemento y puede asegurar de que cada gasto se vaya a contabilizar por separado.
2.- No revisar las ejecuciones de los presupuestos anteriores
Todo buen presupuesto se basa en los gastos reales del año anterior. Los costos pueden cambiar de un año a otro, por lo que revisar sus informes financieros anteriores es una excelente manera de anticipar los gastos futuros. Esta práctica también le ayuda a evitar cometer los mismos errores año tras año.
3.- No añadir una cantidad extra
Muchas juntas se olvidan o deciden no agregar una cantidad extra dentro de sus presupuestos. Esto puede deberse al deseo de mantener bajos los costos al preparar su presupuesto anual para que los residentes estén contentos por tener una cuota mensual más baja. Pero, este tipo de pensamiento puede llevarte a problemas con tus finanzas.
Es importante al generar su presupuesto asignar un poco más de lo que debería pagar. De esta manera, cuando enfrente costos que lleguen por sorpresa, tendrá un espacio de maniobra y no se verá obligado a recurrir a derramas extraordinarias para cubrir los costos adicionales. Además, como dice el refrán, siempre es mejor que sobre que no que falte y esto se aplica también al presupuesto anual.
4.- Ser tacaño con los seguros
El seguro es esencial para el éxito financiero de todas las asociaciones de propietarios. Cuando se vaya a enfrentar a reclamos costosos, el seguro puede suavizar el golpe y ahorrarle dinero a su condominio. Sin embargo, hay demasiadas asociaciones escatiman en seguros.
Conformarse con las pólizas más baratas normalmente desemboca en tener una cobertura insuficiente en caso de emergencias, reclamos de responsabilidad civil o desastres. Aunque es posible que nunca termine usándolo (lo que es bueno para el condominio), es infinitamente mejor disponer de una cobertura adecuada a tener que obtener fondos adicionales para poder pagar los daños.
Al preparar el presupuesto de su condominio, asegúrese de revisar sus pólizas actuales y determine si necesita actualizar sus planes. No tenga miedo de cambiar de aseguradora, especialmente si ya no puede pagar la actual.
5.- Olvidar las contribuciones al fondo de reserva
La gestión del fondo de reserva del condominio es una parte importante de la planificación del presupuesto. Recuerde que sus reservas están ahí por una razón, para cubrir futuras reparaciones importantes, reemplazos de elementos y mantenimiento. Y no reservar el dinero necesario para el fondo de reserva, en última instancia, dejará a las futuras juntas con una enorme carga financiera.
6.- No negociar con los proveedores
Cuando llega la época de generar el presupuesto anual, la junta de la asociación debería sentarse y renegociar sus contratos con los distintos proveedores. Si algún contrato está pendiente de renovación, asegúrese de preguntarle a su proveedor si hay algún cambio en el costo de sus servicios. Infórmese sobre los descuentos que puede conseguir. Siempre puede negociar con proveedores o buscar uno nuevo si el actual no le ofrece un servicio satisfactorio.
7.- Ignorar las deudas pendientes
El presupuesto de su condominio debe reflejar todas las obligaciones financieras de la asociación. Por lo tanto, es imperativo que verifique si hay saldos pendientes o facturas impagadas (incluidos los intereses acumulados). Una vez que los identifique, asegúrese de incluirlos en su presupuesto. De esta manera, no se sorprenderá cuando alguien venga a cobrar su deuda y deje su condominio con un déficit.
8.- Olvidar las moras, los embargos y las deudas de los propietarios
Las asociaciones obtienen ingresos a través de las cuotas, pagos de servicios y derramas de los propietarios. Pero, cuando hay muchos propietarios morosos, su fuente de ingresos recibe un duro golpe.
Supongamos que necesita cobrar a cada propietario $ 400 para satisfacer las necesidades presupuestarias de su año. Si hay cinco propietarios morosos, esa es una pérdida que asciende a $ 2,000. Eso significa que no podrá pagar $ 2,000 en gastos y tendrá que obtener ese dinero de otro lugar. Para la mayoría de las asociaciones, ese lugar son los bolsillos de los propietarios de viviendas que pagan regularmente en forma de derramas extraordinarias.
Si espera una alta de morosidad , puede ser una buena idea aumentar algo su presupuesto para cubrir cualquier déficit. También debería considerar trabajar en sus métodos de cobranza, tal vez incluso contratar una agencia de cobranza o comenzar a ofrecer planes de pago a los residentes con dificultades financieras.
9.- No tener en cuenta los factores económicos externos
Si bien una parte importante de la realización de un presupuesto adecuado requiere dirigir la mirada hacia el interior del condominio, también existen ciertos factores económicos externos que pueden afectar tus finanzas. La inflación es una de las más importantes, al igual que los aumentos salariales y en las tasas impositivas. El costo de los materiales y servicios también puede cambiar e impactar su presupuesto. El aumento de las tasas de desempleo puede llevar a que más propietarios incumplan sus pagos.
Como miembro de la junta, es parte de su trabajo estudiar estos factores y tenerlos en cuenta al planificar el presupuesto. También puede crear un comité de presupuesto separado para realizar la investigación correspondiente y proporcionarle un informe que le ayude a realizarlo.
Conclusiones
El presupuesto de la Asociación de propietarios sirve como herramienta para calcular las cuotas de los propietarios y como guía para los gastos de la asociación. Sin embargo, en el proceso de planificación, siempre existe el riesgo de cometer errores. El primer paso para evitar estos errores es saber cuáles son. Con esta información, ahora puede planificar el presupuesto de su condominio de manera adecuada y eficaz.
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