El software de administración de condominios puede ahorrarle mucho tiempo y dinero, desde cobros de pagos automatizados hasta solicitudes sencillas de mantenimiento. Le permite administrar las operaciones de los condominios a través de una interfaz en la nube a la que puede acceder desde su celular, tableta o PC.
Eso significa que puede trabajar desde cualquier lugar y, dado que la aplicación realiza la mayor parte del trabajo, puede reducir la cantidad de personal administrativo que contrata.
Si alguna vez estuvo indeciso acerca de la compra de un software de administración de condominios, espere hasta que vea los increíbles beneficios que puede obtener de él.
Comunicacion sencilla
Ya sea que esté administrando un edificio de condominios con 50 viviendas o una cartera con 5000 viviendas, es probable que haya problemas de comunicación cuando use métodos de la vieja escuela como el teléfono y el correo electrónico.
Piénsalo; ¿Por qué a los residentes de condominios les gusta quejarse de lo que tardan en responderles sus administradores? Es porque la mayoría de ellos todavía usan métodos obsoletos y esa no es actualmente la mejor forma de hacer negocios, o retener a los residentes.
Como administrador de condominios, necesita mantener un flujo constante de comunicación y el software adecuado lo hará mucho más fácil para usted.
El software de administración de condominios le brinda acceso a su historial de contactos para que pueda hacer anuncios a través de múltiples canales. Esto incluye correo electrónico, notificaciones automáticas y mensajes de texto, aparte de otros medios adicionales de comunicación.
Los residentes también pueden disfrutar de los beneficios del software de administración de condominios en línea. Pueden usarlo para reservar servicios, pagar en línea, realizar solicitudes de servicio, recibir documentos electrónicamente y mucho más con solo deslizar un dedo. Hay un montón de características que cubren todos los aspectos de la gestión y las operaciones de su condominio.
Seguimiento del mantenimiento
El administrador del condominio es la primera persona a la que acuden los residentes cuando hay alguna emergencia y/o accidente. Pero esto no siempre significa que obtendrán una respuesta instantánea. Ahora puede estar al tanto de las solicitudes de mantenimiento las 24 horas del día, los 7 días de la semana con un software de administración de condominios.
Recibirá alertas instantáneas de las solicitudes de mantenimiento con todos los detalles del incidente. A partir de ahí, puede contratar al proveedor correspondiente para que realice las reparaciones y establecer una fecha adecuada para solucionar el problema.
Los residentes y propietarios de unidades pueden cargar imágenes del área dañada y enviarlas como parte de su informe. Esto elimina la necesidad de realizar inspecciones que implican tanto costo en tiempo como en dinero y ayuda a hacer el trabajo más rápido.
Tenga en cuenta que el mantenimiento regular es la clave para la retención de residentes, ya que es menos probable que las personas abandonen un edificio bien administrado que se ve bien cuidado.
Gestionar pagos online
¿Le está dando dolores de cabeza hacer el seguimiento de las cuotas de mantenimiento? Tanto usted como sus residentes ya no tendrán que sufrir gracias al software de administración de propiedades. Los residentes pueden pagar las cuotas y los recibos a través de la interfaz en línea del software y el procesamiento toma minutos en lugar de días.
También puede generar informes en tiempo real para ver quién pagó y quién no. Es mucho más sencillo y eficaz que intentar introducir registros manualmente mediante hojas de cálculo.
Tenga en cuenta que no a todo el mundo le gusta que se hagan los pagos de forma automática y es posible que algunos de sus residentes no estén de acuerdo con ella. El software de administración de condominios ofrece un término medio que permite a los residentes realizar pagos electrónicos a través de una interfaz en línea segura y fácil de usar. Además, recibe notificaciones en tiempo real y una integración perfecta con sus informes financieros. ¡Es beneficioso para todos!
Acceso a la toda la información bajo demanda
¿Cómo es su proceso de gestión de la documentación? ¿Aún conserva los archivos en estanterías físicas o en elaboradas hojas de cálculo y carpetas en su computadora portátil? De cualquier forma, eso no es muy eficiente.
¿Qué pasaría si pudiera almacenar todos sus registros de administración de condominios en una ubicación central a la que se pueda acceder desde cualquier parte del mundo? Eso es lo que ofrece un software de administración de condominios. Todos sus datos se almacenan en línea y están disponibles al alcance de su mano.
Como administrador general, puede delegar tareas a los miembros de su personal y hacer que ciertas funciones, como las solicitudes de mantenimiento, estén disponibles para todos los residentes.
También puede administrar la información relacionada con los residentes en la plataforma, incluidas las escrituras, los contratos de los proveedores, los protocolos y los datos financieros, como las condiciones de pago y los intereses por impago. También puede almacenar otros documentos como acuerdos de marketing, seguridad y servicio, etc.
Menos trabajo administrativo
Agregar nuevos datos a las hojas de cálculo es ineficaz e innecesario. Abre espacio para el error humano y pasará horas examinando su información para establecer patrones e irregularidades.
El software de administración de condominios hace todo el trabajo por usted. Actualiza automáticamente sus datos y genera informes completos para que pueda realizar un seguimiento de los cambios sobre la marcha y en cualquier momento.
Simplifica todas las tareas que de otro modo consumirían su valioso tiempo, desde la generación de informes hasta el envío de recordatorios por correo electrónico. No importa cuántasviviendas o propiedades nuevas agregue a su lista, su carga de trabajo no aumentará debido a eso.
Su software de administración de condominios continuará mejorando en rendimiento y eficiencia a medida que la tecnología continúe avanzando. Al estar en la nube se actualizará con regularidad y disfrutará de una escalabilidad aún mejor con el tiempo.
Informes financieros simplificados
Hacer un seguimiento de los registros financieros puede frustrarlo si usa métodos antiguos. La cantidad de papeleo involucrado es suficiente para volverle loco.
Desde enviar recordatorios de pago a los propietarios, procesar los pagos de los proveedores, hasta realizar un seguimiento del presupuesto anual. ¡No es de extrañar que los contadores hagan una esfuerzo descomunal cada año corrigiendo errores en los registros financieros de asociaciones de condominios!
Algunos programas de administración de condominios se integran a la perfección con la mayoría de los programas de contabilidad. Esto le permite configurar cosas como pólizas de seguro, recordatorios de pago y realizar un seguimiento de los gastos desde su teléfono inteligente. Ofrece facturación y contabilidad programadas para que pueda facturar automáticamente a sus residentes según el acuerdo de los propietarios, teniendo en cuenta la facturación y los costos de servicios públicos, etc.
El sistema también le permite realizar un seguimiento de los costos de mantenimiento y los proveedores. Puede utilizar esta información para hacer una comparación en paralelo con su presupuesto.
Un buen software de administración de condominios debe tener integración contable para que pueda administrar fácilmente varias viviendas y establecer diferentes presupuestos financieros. Esto incluye cosas como presupuestos de pérdidas y ganancias, presupuestos de mantenimiento y flujo de caja.
Seguimiento de ineficiencias
Muchas de las opciones de un software de administración de condominios pueden recopilar datos automáticamente y mostrarlos en gráficos y tablas. Esto le brinda una vista panorámica del desempeño de su edificio de condominios a corto y largo plazo.
El acceso a los análisis avanzados que ofrece este software significa que puede extraer cantidades masivas de datos utilizando una simple búsqueda . Por ejemplo, podría descubrir que los costos de mantenimiento tienden a aumentar en ciertas épocas del año. Hacer referencias cruzadas de estos datos con cosas como informes de mantenimiento le permitirá detectar ineficiencias y cortarlas de raíz.
El software de administración de condominios también funciona muy bien para rastrear cosas como costos de el gas utilizado para calentar la piscina para determinar ineficiencias en la maquinaria o en el mal uso. Esto puede resultar muy útil si desea maximizar los costos e identificar daños tempranos en algunos de sus sistemas. A largo plazo, esto puede significar una gran diferencia entre reparaciones costosas y un mantenimiento asequible.
Mantiene sus datos seguros
La seguridad de los datos en línea es una preocupación importante para todos y también es una de las razones por las que muchas personas se muestran escépticas sobre el uso de software de gestión. La buena noticia es que la mayoría de las empresas de software ofrecen una tecnología de encriptación innovadora que garantiza mantener sus datos a salvo de violaciones de seguridad e interferencias de terceros.
De hecho, la interfaz en la nube de su software de administración de condominios es probablemente el lugar más seguro para almacenar datos confidenciales como registros financieros, acuerdos e información de seguros.
Mantenga todo funcionando sin problemas
¿Quiere que su asociación de condominios funcione como una máquina bien engrasada? ¿Quiere dedicar menos tiempo a apagar incendios en su oficina y más tiempo a hacer las cosas que le gustan? El software de administración de condominios puede ayudarlo a hacer eso, y más, al ayudarle a estar al tanto de todas sus tareas.
Como mencionamos, puede usar este software para realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento, incorporar nuevos residentes, generar informes completos e incluso administrar las preocupaciones de seguridad de su edificio. También disfrutará de actualizaciones automáticas de información y procesamiento de pagos que no solo lo beneficia a usted, sino también a sus residentes.
Este software también es útil para almacenar información de proveedores para que siempre sepa a quién contactar cuando los residentes realicen solicitudes de mantenimiento.
Te pone por delante de la competencia
Seamos sinceros; los propietarios que buscan un lugar para quedarse tienen muchas opciones para elegir. Siempre se está construyendo más de un nuevo edificio en la mayoría de las ciudades importantes y, dependiendo de la ubicación, comprar una vivienda en un edificio es mejor que una vivienda independiente. Los residentes disfrutan de un estilo de vida prácticamente libre de mantenimiento y tienen acceso a una amplia variedad de comodidades.
Una forma de diferenciar su edificio de otros edificios es manejar un coche automatizado. Esto significa estar al tanto del mantenimiento, realizar inspecciones periódicas, mantener estricta la seguridad del edificio y controlar los gastos para que no tenga que generar derramas extraordinarias a los propietarios y residentes de las viviendas.
Te ahorrará un montón de dinero
Si bien el software de administración de condominios no es gratuito, cuesta una fracción de lo que gastaría contratar empleados. Además, la mayoría de los proveedores de software ofrecen diferentes paquetes que se adaptan a sus necesidades específicas.
De esa manera, obtiene las funciones que necesita, una interfaz fácil de usar y una solución rentable.
Seguridad incrementada
Todos queremos sentirnos seguros y protegidos en los espacios que habitamos. Es por eso que la seguridad del edificio es una prioridad para los residentes.
Un software como BLMResidencial viene con soluciones de seguridad incluidas como registros de seguridad en tiempo real para su personal de conserjería, control de accesos para visitantes con fechas y horarios permitidos de acceso, control de acceso de los empleados tanto de los residentes como del condominio, gestión de paquetería, entre otras funcionalidades que heces que el condominio sea mucho más seguro.
Conclusión
Independientemente del software que elija, asegúrese de comprender cómo funciona para que pueda aprovecharlo al máximo. Definitivamente es un paso adelante respecto de la presentación de documentos y las agotadoras gestiones de la administración manual de condominios. Es una solución moderna que le permite aprovechar la tecnología para su beneficio.
Tendrá toda la información que necesita en la palma de su mano, incluida una lista de todas sus viviendas y residentes, un desglose completo de sus ingresos y gastos del año, informes de mantenimiento, inspecciones, reparaciones, órdenes de compra, incorporación de residentes, reuniones , seguridad y más.
En pocas palabras, el software de administración de condominios le ofrece un conjunto de características y beneficios que cambiarán para siempre la forma en que administra su propiedad.
