Los sistemas de software de administración de condominios se diseñaron para facilitar el trabajo de las juntas directivas de condominios y de los administradores de condominios, y mejorar la vida de los residentes. La mayoría de los sistemas de software se enfocan en tres problemas comunes: comunicaciones, operaciones y mantenimiento de registros. Algunos también tienen funciones de resolución de problemas de seguridad, control de accesos y gestión económica. Hay docenas de productos para elegir y, si bien tener opciones es algo bueno, encontrar el sistema de software adecuado para usted puede ser un desafío.
El problema del software libre
Si alguna vez ha realizado una búsqueda rápida de software de administración de condominios, probablemente se haya encontrado con algunas plataformas gratuitas. Esta puede ser una opción atractiva porque no corre el riesgo de perder dinero si no está satisfecho con el producto. Además, el costo adicional y la inconveniencia de comparar y contrastar plataformas de administración de propiedades que no son gratuitas puede parecer una tarea que no vale la pena completar.
Sin embargo, merece la pena tomarse el tiempo necesario para elegir un sistema de administración de condominios que sea el que mejor funcione para usted y su condominio. Invertir tiempo para identificar cuál es el que mejor se ajusta podría ahorrarle toneladas de tiempo y dinero (sin mencionar los dolores de cabeza) en el futuro.
Hay condiciones vinculadas al software libre. Dado que no paga por el software, el desarrollador no tiene la obligación de proporcionarle un producto de alta calidad. El software gratuito viene con varias limitaciones y poca asistencia al cliente. Es posible que termine pasando más tiempo tratando de hacer que funcione y descubra que realmente no simplifica o automatiza los procesos de la manera que esperaba. Al optar por un sistema de administración gratuito, corre el riesgo de no cumplir con las leyes de condominios. En última instancia, esto podría costarle miles de dólares en multas, sanciones o costos legales. Aún más crítico que mantenerse actualizado es encontrar un sistema de gestión que sea confiable. Nada es más frustrante, tanto para el personal como para los inquilinos, que tener un sistema que falla o no está disponible.
Muchas veces el programador encuentra un trabajo en una empresa y ya no tiene tiempo para mantener su software y no ejecuta ni siquiera las actualizaciones que son necesarias por cambios legales.
Finalmente, existen costos ocultos asociados con el software gratuito que terminan costando más que si pagara por una plataforma desde el principio. Estos costos incluyen:
- Capacitación
- Módulos adicionales
- Soporte
- Costos de las actualizaciones necesarias
Si está buscando algo que marque una diferencia real, le recomendamos que se decida por un sistema de software de buena reputación que tenga mantenimiento y actualizaciones continuas y que tenga un departamento de soporte que pueda resolver cualquier duda o problema de manera inmediata.
Software local frente a software basado en la nube
El software de administración de condominios se puede clasificar como software local o software basado en la web / en la nube. La diferencia entre estos dos es que uno almacena información y datos localmente y el otro mantiene los datos en la nube.
Software de administración de residenciales local
Como sugiere el nombre, el software de administración de residenciales local mantiene los datos y la información en un solo lugar. Se almacena localmente en una computadora. El software local tiene un costo inicial más elevado usted es el propietario del mismo y se tiene que encargar de mantener el mismo como copias de seguridad y asegurarse de que todo funciona correctamente. Adicionalmente, con este tipo de software sólo se puede acceder desde la red interna y los residentes o condóminos no van a poder tener acceso al software. Implica asimismo disponer de una computadora que mantenga operativo el sistema.
Software de administración de residenciales basado en la nube
El software basado en la nube es más rápido y tiene un costo inicial más bajo. No es propietario del software, sin embargo, se actualiza continuamente, lo que significa que no tiene que preocuparse por el mantenimiento. La información se almacena de forma remota en la nube, lo que significa que se puede acceder a ella desde cualquier computadora o teléfono móvil (si el programa tiene una aplicación). El proveedor del software es el que se va a encargar de que el software esté operativo de forma continua.
¿Por qué debería invertir en software de administración de condominios?
Invertir en el sistema de gestión adecuado para su condiminio puede ser rentable. Para empezar, puede automatizar procesos, como solicitudes de servicio u órdenes de trabajo, reservas de servicios y pagos en línea para que no tenga que realizar tareas repetitivas una y otra vez. Además, todos esos documentos están en el sistema, por lo que siempre sabrá dónde buscar si necesita hacer un seguimiento de una solicitud o revisar una reserva para la sala de fiestas. Además, el software de administración de condominios les brinda a sus residentes la capacidad de hacer más por sí mismos, lo que los hace más felices también.
El software en línea también es bueno para el medio ambiente y ahorros. Al tomar medidas para avanzar hacia una oficina sin papel (o al menos en una oficina que usa mucho menos papel), puede fortalecer la imagen de su marca y la credibilidad con los clientes actuales y potenciales. También gastará mucho menos en costos de impresión y papel, y no tendrá que preocuparse por dónde almacenar todas esas actas de reuniones, documentos de gobierno, enmiendas a las reglas y regulaciones, etc.
Dependiendo de sus necesidades, el sistema de gestión adecuado producirá automáticamente informes y gráficos detallados, y le proporcionará información precisa que le ayudará a tomar decisiones más informadas para su comunidad. Los datos personalizados pueden ayudar con la gestión del presupuesto, el mantenimiento y los procesos comunes adoptados por el condominio.
El servicio al cliente es otro factor importante a considerar al invertir en un sistema de administración de propiedades. Un servicio al cliente deficiente o inexistente puede ser frustrante y puede costarle mucho tiempo. Ahorrar dinero por adelantado, solo para descubrir que la mayor parte de su tiempo lo dedica al teléfono con un servicio deficiente, no es efectivo a largo plazo. Esto es especialmente cierto si el software es complicado o no es muy fácil de usar. Incluso el mejor software tendrá problemas de vez en cuando, y cuando algo sale mal, es bueno saber que hay una persona disponible para ayudarlo a resolver el problema. Los sistemas de gestión de buena reputación como BLMResidencial pueden costar más que el software libre, pero el personal de soporte y entrenamiento bien formado en el sistema valen la pena.
Asegúrese de que cualquier software que decida utilizar, puede crecer con usted y que se puedan implementar las nuevas necesidades que tenga dentro del sistema. De lo contrario, puede verse obligado a cambiar de camino. Esto incurrirá en costos que no había anticipado.
Decidir qué sistema de gestión de residenciales utilizar
Hay muchas buenas opciones entre las que puede elegir. Si bien depende de usted tomar la decisión final difícil, hemos hecho una lista de cosas a tener en cuenta para facilitar un poco el proceso de selección.
- ¿El software nos permitirá mover fácilmente nuestros datos existentes al nuevo sistema?
- ¿Puede el producto gestionar todos nuestros datos existentes, así como adaptarse a nuestras necesidades de datos en el futuro?
- ¿Las funciones de contabilidad están integradas e incluidas en el software? ¿Son las plantillas lo suficientemente flexibles para nuestro negocio y cumplirán con las leyes o los requisitos locales?
- ¿Ayudará el producto a eliminar el papel?
- ¿Me permitirá el software enviar correos electrónicos a los propietarios y realizar un seguimiento de las interacciones?
- ¿Son las herramientas de comunicación lo suficientemente simples para que la comunidad las aprenda y las use?
- ¿Me permitirá crear y administrar órdenes de trabajo?
- ¿Pueden los residentes y propietarios realizar pagos en línea?
- ¿Están mis datos seguros? ¿Puedo agregar usuarios restringidos?
- ¿El software es fácil de usar? ¿Es fácil navegar y buscar información?
- ¿Es el software fácil de aprender y capacitar?
- ¿Cuánta formación se incluye? ¿Hay recursos de software en línea fáciles de entender?
- ¿Existe un costo adicional por el soporte del producto?
- ¿Con qué frecuencia se actualizará el software?
- ¿Los servicios al cliente están disponibles por teléfono o por correo electrónico?
- ¿Puedo tener una marca única y un sitio web único para el edificio?
- ¿Puedo proporcionar un portal de propietarios para que los residentes compartan fácilmente actualizaciones e información?
- ¿Es el software innovador? ¿Se mantendrá actualizado y seguirá ofreciendo nuevos servicios útiles?
- ¿Tiene módulos adicionales como seguridad y control de accesos?
- ¿Está abierto a recibir peticiones de nuevas funcionalidad?
Hay muchos factores que deben considerarse antes de comprometerse con un sistema de administración de condominios. Asegúrese de tomarse el tiempo e investigar antes de usar cualquier sistema, pagado o no. Al invertir en el sistema correcto que se adapte a sus necesidades ahora, se ahorrará innumerables horas y miles de dólares en el futuro.
Finalmente es importante que el software se ajuste a sus necesidades y no que usted tenga que ajustar sus necesidades y funcionamiento al software adquirido.
BLMResidencial cumple con todos estos puntos y estamos dispuestos a demostrarte que somos la solución adecuada para tu residencial. !Ponnos a prueba y no te arrepentirás!
