Los grandes condominios tienen reputación de ser profesionales, organizadas y bien gestionadas. Los residentes deben seguir procesos y procedimientos bien definidos y estrictos, pero a cambio, se cumplen sus expectativas sobre el día a día del condominio.
Los responsables de administrar grandes residenciales deben disponer de todos los recursos necesarios para que todo funcione sin problemas. Los sistemas, las reglas de funcionamiento y la comunicación constante entre la administración y los residentes son totalmente necesarios para poder gestionar tanto el condominio, como a sus residentes.
Los gerentes y las juntas de administración suelen recurrir a programas de software o aplicaciones para ayudarse a estar al tanto de todo. La tecnología puede marcar una diferencia real en la gestión de un condominio, tanto para los administradores, como sobre todo para los miembros de la junta de propietarios, que suelen tener otras ocupaciones laborales. Incluso las hojas de cálculo básicas de Excel han demostrado ser más efectivas que los registros en papel.
Aprovecha la tecnología
La tecnología sigue siendo una solución que se va implementando cada vez más en la industria de la administración de condominios, pero es prácticamente esencial para las grandes comunidades. A diferencia de las personas, el software está listo para trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. La digitalización de los procesos también facilita el mantenimiento de los registros, la eliminación del papel y la creación de flujos de trabajo más colaborativos.
La solución de software adecuada puede:
- Mejorar los resultados y la productividad
- Reducir los errores humanos
- Ayudar con el mantenimiento de registros a largo plazo, el análisis de datos y la planificación futura.
- Mejorar la transparencia tanto para la junta de propietarios como para los propietarios
- Aumentar la satisfacción del propietario
- Ayudar a los administradores en la gestión del tiempo.
Pero, si un equipo está utilizando cuatro, cinco o incluso seis sistemas diferentes (Excel, un programa de facturación, otro de contabilidad, el email, etc.) para administrar diferentes tareas, los niveles de eficiencia se ven comprometidos y aumenta el margen de error.
Si te encuentras en esta situación y consideras que es innecesariamente costoso tener que cambiar de una plataforma a otra, puede que te agrade saber que existe una forma de simplificar las cosas.
Trabaja más inteligentemente y no más tiempo
La mayoría de las veces, aunque parezca un contrasentido, la mejor manera de abordar los desafíos de administración complejos es hacer menos, no hacer más. Comienza seleccionando los elementos/responsabilidades más críticos que tendrán el mayor impacto en el éxito del condominio y concéntrate en hacerlo mejor (piensa en hacer un presupuesto , enviar comunicados y administrar el cumplimiento legal y fiscal). Eso deja un montón de pequeñas cosas que todavía tienen que hacerse. Aquí es donde un buen sistema de software como BLMResidencial te puede ayudar. Tiene múltiples características que te ayudan con la automatización y la organización. Pero lo que es más importante, prácticamente todo, desde la reserva de amenidades hasta el pago de los recibos, se pueden hacer desde una única plataforma. Hay una sistema de control de accesos, una herramienta de comunicación, una función de solicitudes, un portal de gestión de proveedores y mucho más. Como administrador puedes ver todo desde un sistema, obtener informes sobre docenas de cosas diferentes e incluso personalizar algunos flujos de trabajo y permisos para satisfacer mejor sus necesidades. Debido a que no tienes que iniciar y cerrar sesión en varias cuentas, puedes trabajar con menos interrupciones y por tanto, ahorrar tiempo.
Al implementar cualquier tipo de sistema de gestión de condominios, es importante brindar a todos acceso a los elementos que necesitan, pero también limitar los permisos y el acceso cuando corresponda. Por ejemplo, nunca querrás que un miembro que no sea parte de la junta pueda cambiar la configuración o ver material confidencial. Por otro lado, debes asegurarte de que las personas autorizadas puedan tomar decisiones de aprobación y actualizaciones de estado. Se trata de crear un flujo de trabajo fluido que permita a los participantes colaborar y alcanzar los objetivos de la comunidad. Después de todo, es imposible hacer todo por ti mismo.
Hablando de objetivos, es más fácil evaluar la eficacia de un sistema de gestión (y si te facilita la vida) si el residencial tiene objetivos establecidos. Por ejemplo, tal vez desees emitir los recibos un día determinado del mes. O tal vez desees aumentar el precio del uso de las amenidades en un 5 %. Un sistema de software puede ayudarte a alcanzar muchos objetivos, y un sistema integral incluso te proporcionará datos sobre el funcionamiento diario de la comunidad.
Utiliza los números a tu favor
Los números son valiosos porque pueden contarte una historia analítica. Unos datos buenos y completos te van a proporcionar unas evidencias indiscutibles. También te permiten monitorear la salud de elementos importantes (como zonas comunes o su fondo de reserva) para el condominio. Al utilizar datos para el control de la calidad, los residenciales pueden responder a los desafíos antes de que se conviertan en grandes problemas.
Los números pueden ser un poco intimidantes, especialmente si recopilan datos de una comunidad con miles de personas. Sin embargo, los sistemas de administración de residenciales como BLMResidencial, recopilarán datos a medida que las personas utilicen el sistema. Cuando necesite obtener un informe, sólo necesitas unos pocos clics para obtenerlos. Aquí hay algunas cosas que puede aprender de este tipo de informes:
Hechos: Como administrador puedes ver y comparar números, como cuántos correos electrónicos abrieron los propietarios en mayo o cuántos invitados accedieron a las instalaciones durante el fin de semana.
Perspectivas: Como administrador puedes analizar las solicitudes de mantenimiento de todo un año e identificar en qué meses se envían la mayoría de las solicitudes. Si la tendencia sigue siendo la misma después de dos o tres años, la gerencia puede identificar mejor qué está contribuyendo al pico.
Planes futuros: después de evaluar el uso de los servicios, verás que la casa club siempre está reservada durante las vacaciones de verano. Como administrador podrías acortar el límite de tiempo para las reservas durante esos momentos para que haya más personas que tengan la oportunidad de utilizarla, o aumentar el precio en días festivos, ya que se garantiza que alguien lo querrá.
Cuando los números se presentan en un formato simple y digerible, es más fácil aprovecharlos al máximo.
Implementa un sistema que se adapte a tus procesos
La mayoría dudamos en aceptar el cambio porque es difícil aprender cosas nuevas. Incluso si sus sistemas actuales no son perfectos, el refrán de mejor lo malo conocido que lo bueno por conocer, le hace plantearse el cambio. Pero, un buen sistema te permitirá tener flexibilidad y poder personalizarlo.
Las principales plataformas de administración de condominios crean soluciones que satisfacen las necesidades y los requisitos individuales en lugar de obligar los residentes y a los miembros de la junta a acostumbrarse a la forma de hacer las cosas del sistema.
El sistema de gestión de un condominio debe funcionar para las personas a las que sirve, no al revés. Dado que BLMResidencial se diseñó en base a comentarios reales de clientes reales, las funciones siempre brindan un valor real a los usuarios. El sistema tiene en cuenta que todo tipo de personas usarán la plataforma, por lo que es tan fácil de usar.
Conclusión
Cuando se trata de sistemas de administración de condominios, alentamos a los grandes residenciales a encontrar una solución sólida que pueda optimizar las operaciones de manera efectiva y reducir el trabajo manual tanto para las juntas, residentes como para los administradores de propiedades. La simplicidad es clave, pero el programa debe abordar las necesidades y requisitos únicos de tu comunidad.
Aunque puede parecer completamente contradictorio hacer menos cuando realmente quieres (y necesitas) hacer más, a menudo es una jugada ganadora. Las mejores soluciones suelen ser las más obvias. Cuanto más pueda reducir la complejidad, más feliz y eficiente serás. Eso también se aplica a toda tu comunidad.
