Ya sea que esté comenzando como administrador de condominios o haya dirigido su negocio durante algunos años, siempre hay margen de mejora. Una vez que ponga en marcha su empresa de administración de condominios, es inevitable encontrarse con desafíos inesperados.
Por ejemplo, debe administrar diferentes partes con intereses diferentes, incluidos miembros de la junta de propietarios, propietarios de viviendas, contratistas, inquilinos, proveedores de seguros … la lista puede hacerse interminable.
Sin embargo, por muy desafiante que pueda parecer operar con éxito una empresa de administración de condominios, si se hace correctamente, puede ser increíblemente gratificante. El campo de la administración de condominios no solo tiene requisitos de entrada relativamente bajos, sino que es muy asequible poder iniciar este tipo de negocio. Todo lo que se necesita es pasión por los bienes raíces y ganas de aprender. A continuación, presentamos algunos consejos útiles sobre cómo administrar una empresa de administración de condominios con éxito.
1.- Soluciona todos los temas legales
Es importante determinar la estructura legal adecuada para la empresa de administración de condominios. Esto determinará los impuestos que tendrá que pagar, la cantidad de papeleo que debe presentar y su nivel de responsabilidad personal.
Se recomienda a los administradores de propiedades que quieran establecer un negocio a largo plazo que opten por una Sociedad de Responsabilidad Limitada. Cada opción tiene sus pros y sus contras, por lo que le conviene consultar con su abogado o contador público autorizado para determinar la mejor opción para sus necesidades.
A continuación, obtenga una licencia adecuada que le permita operar legalmente como administrador de propiedades en su localidad. Cada localidad tiene sus propios requisitos de licencia para administradores de propiedades. Es posible que necesite algún tipo de licencia de administración de condominios, o si no la necesitara, siempre le posicinaría mejor frente a su competencia que no la tenga.
El siguiente paso es crear un nombre y un logotipo para su empresa. Consulte con la Oficina de Marcas de su localidad antes de registrar el nombre y diseñar un logotipo para asegurarse de que no sea una marca comercial.
Al elegir un nombre para una empresa de administración de propiedades, es importante utilizar palabras clave relevantes que indiquen de qué se trata su empresa. Por ejemplo, es posible que desee incluir palabras como “vivienda” y “administración de propiedades”.
Por último, asegúrese de abrir una cuenta bancaria con una institución financiera con la que esté familiarizado y que ofrezca buenas tarifas. Todos estos prerrequisitos legales establecerán una base sólida para su negocio y contribuirán a su éxito futuro.
2.- Trabaja tu presencia en línea
La gente ya no usa las Páginas Amarillas para encontrar proveedores de servicios. En su lugar, utilizan Internet. Es por eso que se necesita trabajar la presencia en línea, comenzando con un sitio web atractivo, rápido y confiable.
Por ejemplo, un inversor que busca un administrador de propiedades en su área probablemente comenzará su búsqueda en Google. Incluso si le da a alguien su tarjeta de presentación, lo primero que hará es buscar en Google su empresa para obtener más información sobre usted. Cuanto más fácil sea encontrar y utilizar su sitio web, mejor.
Solo asegúrese de que la empresa o persona que contrate para diseñar su sitio web tenga experiencia en la creación de sitios web para empresas de administración de propiedades. El sitio web debe ser fácil de usar tanto para los propietarios como para los residentes, y también debe proporcionar herramientas relevantes para facilitar una mejor comunicación entre las diferentes partes interesadas. En BLMovil, empresa del grupo tenemos gran experiencia en el diseño de páginas web
Lo más importante es que el diseño de su sitio web debe ayudarle a atraer nuevos clientes y atraer a los visitantes para que se comuniquen con usted sin tener que perseguirlos.
3.- Forma un buen equipo
Una empresa de administración de condominios es tan buena como el equipo que la conforma. No puede administrar varios clientes si no tiene el talento adecuado en su empresa. Gracias al software de administración de condominios, ya no es necesario contratar a tanta gente como antes. Los miembros del personal más importantes que necesita para llevar a cabo una operación sin problemas son:
- Contador: Es importante contratar a un contador que se especialice en la administración de bienes raíces porque estará familiarizado con la legislación. Su contador se hará cargo de los libros de su empresa, hará un seguimiento de los ingresos y gastos, ofrecerá formularios de impuestos y asesoramiento comercial relevante. Su contador también debe proporcionarle informes actualizados y reales, y que demuestran que está manteniendo los registros correctamente. Con un buen contador a su lado, nunca tendrá que preocuparse por los impuestos.
- Abogado especializado en bienes raíces: un abogado de bienes raíces lo protegerá de cualquier posible riesgo legal y se asegurará de que no se meta en problemas. También lo educarán sobre el deber fiduciario de su empresa y lo ayudarán a limitar la responsabilidad y proteger sus activos.
- Contratistas: también debe establecer relaciones con contratistas experimentados en su área. Esto incluye contratistas de jardinería, control de plagas, servicios de Aire Acondicionado, cerrajeros, pintores, inspectores de viviendas, electricistas, inspectores de techos, proveedores de servicios de piscinas y plomeros, por nombrar solo algunos.
Un buen equipo formado por los profesionales mencionados te facilitará afrontar cualquier posible escenario con el que te encuentres.
4.- Aproveche la tecnología de administración de condominios existente
Como administrador de condominios moderno, deber{ia utilizar la tecnología a su favor. Realmente tiene muchas opciones para elegir con múltiples herramientas de administración de condominios y opciones de software que le permiten automatizar la mayoría de las tareas administrativas, lo que le permite ahorrar tiempo y dinero.
Con un software de administración de condominios de buena calidad, puede optimizar sin esfuerzo su sitio web y comercializar su negocio para atraer nuevos clientes.
La mejor manera de determinar el mejor software de administración de propiedades para sus necesidades es crear una lista de verificación de sus preferencias. Algunas de las características más importantes a tener en cuenta incluyen:
- Herramientas de gestión de registros financieros
- Herramientas de mantenimiento de registros
- Gestión financiera
- Gestión de solicitudes de mantenimiento
- Gestión de Reserva de zonas comunes
- Comunicaciones con los residentes
- Gestión de recibos y pagos en línea
- Si además dispone de sistemas de control de accesos mejorará la imagen que ofrece a los propietarios
Con esta combinación de herramientas, puede hacerse cargo de la mayoría de las responsabilidades que conlleva la gestión de una empresa de administración de condominios.
También debe asegurarse de que el tipo de software que elija sea adecuado para el tipo de propiedades que administra. Por ejemplo, una empresa de administración de condominios que se especializa en casas de vacaciones requeriría un software que permita gestionar el acceso de los clientes de Airbnb.
Este tipo de software generalmente consta de herramientas personalizadas que le permiten administrar mantenimiento y limpieza, así como calendarios de reservas de amenidades y zonas comunes, etc.
Uno de los proveedores de software de administración de condominios más versátiles disponibles es BLMResidencial. Le permite comunicarse sin esfuerzo con la junta y los residentes a través de varios medios, incluidos correo electrónico, mensajes de texto, notificaciones, documentos, etc. También puede utilizar este software para automatizar casi todos los aspectos de su negocio mientras disfruta de análisis actualizados.
5.- Valore sus servicios correctamente
Al fijar el precio de sus servicios, desea lograr un equilibrio entre rentabilidad y competitividad. Sus tarifas nunca deben ser demasiado bajas hasta el punto en que sea difícil alcanzar el punto de equilibrio. Al mismo tiempo, sus servicios tampoco deberían ser demasiado costosos, ya que eso puede ahuyentar a los clientes potenciales.
Para determinar el mejor precio por sus servicios, considere factores como los precios estándar en su área, su nivel de experiencia, etc. Estos son algunas de los aspectos que debe incorporar a su tarifa:
- Tarifa de configuración: se trata de un cargo único destinado a cubrir los costos de configuración de la cuenta y toma de posesión de los datos de la anterior administración si la hubiera.
- Tarifas de administración continua: como su nombre lo indica, esta es una tarifa mensual que sus clientes pagan para cubrir los el costo de sus servicios de administración diarios, como la gestión de los recibos, gestión de proveedores, juntas de propietarios, llevar los libros de actas en regla, etc.
- Tarifas de servicios adicionales: Hay que dejar claro desde un principio, qué servicios son los que van en la administración continua y cuáles no, y cuáles son los precios de estos servicios.
Investigue un poco sobre cuánto están cobrando sus competidores para determinar una estructura de precios competitiva. Asegúrese de que su precio lo coloque en una posición cómoda para brindar sus servicios con facilidad. Recuerde, debe ganar lo suficiente para brindar un cierto nivel de servicio.
6.- Cree una estrategia de marketing
Un negocio sin una estrategia de marketing no puede esperar honestamente crecer más allá de unos pocos clientes. Una estrategia de marketing organizada debe incluir métodos para buscar y atraer nuevos clientes a través de métodos tradicionales y modernos.
Los métodos de marketing tradicionales incluyen programas de recomendación y el boca a boca. También puede decidir unirse a una asociación de administradores, o asociarse con una empresa de software de administración de condominios que pueda recomendarle..
Como se mencionó anteriormente, un sitio web que funcione bien es una gran herramienta de marketing, especialmente cuando se combina con otros canales de marketing en línea como las redes sociales. Los gurús del marketing online señalan a Facebook, Twitter y LinkedIn como los mejores canales de marketing para los administradores de condominios.
Sin embargo, iniciar un podcast es la última moda de marketing en línea porque es una excelente manera de aprovechar la tecnología de voz popular. También ayuda a utilizar SEO, también conocido como optimización de motores de búsqueda, para mejorar la visibilidad de su sitio web en motores de búsqueda como Google. De esa manera, cuando alguien busca empresas de administración de propiedades en su área, es más probable que su sitio web aparezca en la primera página de resultados.
7.- Networking, networking, networking
No importa qué tan grande crezca su empresa, nunca se tienen los suficientes contactos. Tenga en cuenta que en el sector inmobiliario, como en cualquier otra industria, no siempre se trata de lo que sabe, sino de a quién conoce.
Es importante crear conexiones con otros profesionales de la industria, incluidos agentes inmobiliarios, contratistas, proveedores de seguros, etc. También debe mantenerse siempre en contacto con sus clientes actuales porque lo más probable es que se muevan en los mismos círculos y puedan mudarse de vivienda u poder necesitar sus servicios en el futuro. Claro, la creación de redes de contactos requiere tiempo y esfuerzo, pero vale la pena.
8.- Tratar excelsamente a los clientes
Tus clientes son los que te proporcionan tus ingresos y por tanto es importante mantenerlos. Es importante no sólo que obtengan la información y los servicios que han contratado con tu empresa, sino que además tienen que sentirse arropados en su día a día. Tienes que atenderles en el menor tiempo posible y cubrir sus necesidades y requerimientos con presteza siempre que estén dentro de tu contrato de servicios.
Muchos de esos servicios los puedes automatizar con un buen software de administración de condominios, donde podrás disponer de un canal directo y rápido de comunicación con tus clientes sin las molestas llamadas telefónicas. Automatizar tareas como la reserva de zonas comunes, o las labores de mantenimiento programadas.
9.- Cuida el mantenimiento regular del Condominio
La apariencia de las propiedades de sus clientes es un reflejo de su eficacia como administrador de condominios. Recuerde que esos posibles clientes utilizarán sus proyectos actuales como referencia para medir su calidad de servicio. Si no puede hacerse cargo de las necesidades del condominio, ¿cómo puede esperar que esos clientes le contraten en el futuro o le renueven el contrato?
Siempre responda a tiempo a las solicitudes de reparación y mantenimiento, y asegúrese de que esas áreas comunes estén en perfecto estado en todo momento. Esto requiere que realice inspecciones periódicas y se ciña a un programa de mantenimiento bien programado.
10.- Mantenga a sus clientes informados
Asegúrese de que sus clientes sepan en qué estado se encuentra su condominio en todo momento. Esto significa que debe informarles regularmente sobre las necesidades de mantenimiento de la propiedad, los costos, la información de las finanzas, etc.
Conclusión
Dirigir una empresa de administración de condominios exitosa requiere mucho tiempo, esfuerzo y dedicación. Necesita mantenerse constantemente al día con la industria con un ritmo rápido mientras administra las tareas diarias involucradas en el proceso.
La industria de la administración de condominios puede ser increíblemente lucrativa, ya que la mayoría de los propietarios y jutas de administración no tienen tiempo para administrar las operaciones diarias que conlleva. Si realmente le apasiona la administración de condominios y está dispuesto a realizar el arduo trabajo necesario para operar una empresa de administración de condominios, entonces puede construir fácilmente un negocio floreciente.
Asegúrese de mantener relaciones positivas con todas sus partes interesadas y mantenerse actualizado con la legislación más reciente. De esa manera, conseguirá nuevos clientes con confianza sabiendo que puede manejar fácilmente las tareas necesarias para mantenerlos contentos.
